Haaga-Helian asiakirjajulkisuuskuvaus

Haaga-Helia jaottelee rakenteiset tiedot, asiakirjat ja asiat seuraaviin tietovarantoihin tai aineistoluokkiin jaoteltuna päätietoryhmittäin:

00 Hallintoasiat

00 00 Hallintoasioiden ohjaus      
00 01 Toiminnan suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja kehittäminen    
00 02 Päätöksenteko ja johtaminen    
00 03 Tarkastustoimi    
00 04 Sidosryhmäyhteistyö     
00 05 Laadunhallinta    

01 Henkilöstöasiat

01 00 Henkilöstöasioiden ohjaus    
01 01 Työsuhdeasiat     
01 02 Palkan, palkkioiden ja korvausten maksaminen    
01 03 Osaamisen kehittäminen    
01 04 Työhyvinvoinnin edistäminen    

02 Talousasiat, verotus ja omaisuuden hallinta

02 01 Talousasioiden ohjaus    
02 02 Talouden suunnittelu ja seuranta    
02 03 Verotus    
02 04 Rahoitus ja varainhankinta    
02 05 Kirjanpito ja maksuliikenne    
02 06 Omaisuuden hallinta    
02 07 Hankintatoimi    
02 08 Omien palveluiden ja tuotteiden myynti

03  Lainsäädäntö ja lainsäädännön soveltaminen

03 00 Lainsäädännön ja viranomaisohjeiden lausunnot    
03 01 Oikeudellisten etujen valvonta     

04 Kansainvälinen toiminta

04 00 Kansainvälisten asioiden suunnittelu, ohjaus, seuranta (Sisältää mm. tilastoinnin, sisäisen ohjauksen jne. Siirretty luokkaan 00 Hallinto)
04 01 Kansainväliseen toimintaan osallistuminen ja kansainvälinen liikkuvuus (Sisältää mm: liikkuvuussopimukset. opiskelijaliikkuvuus käsitellään tehtäväluokassa 12 Opetus ja henkilöstöliikkuvuus käsitellään tehtäväluokassa 01 Henkilöstöasiat.)

07  Tiedonhallinta

07 00 Tiedonhallinnan kehittäminen ja ohjaus    
07 01 Tietoturva ja tietosuoja    
07 02 Tiedonhallinta ja tietopalvelu    
07 03 Tietojärjestelmien ja laitteistojen asennus, käyttö ja ylläpito    

08 Viestintä

08 00 Viestinnän kehittäminen ja ohjaus    
08 01 Viestinnän toteuttaminen    
09 02 Turvallisuus ja varautuminen     
09 03 Liikenne palvelut ja valvonta    

10  Ympäristö ja vastuullisuus

10 00 Ympäristöasioiden ohjaus     
10 01 Ympäristösuojelu     
10  02 Ympäristöterveydenhuolto     

11 Opetus-, opiskelija- ja kulttuuripalvelut

11 00 Opetus-ja sivistystoimen ohjaus     
11 00 Koulutuspoliittinen suunnittelu     
11 01 Opiskelijavalinnat    
11 02 Opetuksen järjestäminen    
11 03 Opiskelijaliikkuvuus    
11 04 Arviointi    
11 05 Opiskelijan muut tukipalvelut    
11 06 Kirjasto- ja kulttuuripalvelut     

13 Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta (TKI)

13 00 Tutkimus-ja kehittämistoiminnan ohjaus  
13 01 Tutkimus-ja kehittämistoiminnan suunnittelu, järjestäminen ja toteuttaminen  
13 02 Maksullinen palvelutoiminta
12 03 Tutkimuseettinen toiminta      
12 04 Korkeakoulukeksinnön käsittely    
12 05 Tutkimuslupa    

14  Elinkeino- ja työvoimapalvelut

14 00 Elinkeino- ja työvoimapalvelujen ohjaus    
14 01 Yritystoiminnan edistäminen    
14 02  Työvoimapalvelut    
14 03 Palveluiden myynti.

Haaga-Helia toimittaa edellä mainituista luokista julkisia asiakirjoja yksilöityjen pyyntöjen mukaan. Tietoja luovutetaan kaikista tiedoista, jotka ovat Julkisuuslain (21.5.1999/621) mukaan julkisia. Tietoja ei luovuteta, jos ne on Julkisuuslain (21.5.1999/621) mukaisesti luokiteltu salassa pidettäviksi. Tietojen luovutuksesta vastaava viranomainen on hallintojohtaja Kari Salmi. Tietopyynnön voi lähettää sähköpostiosoitteeseen kirjaamo@haaga-helia.fi

Haaga-Helian asiarekisteri muodostuu seuraavissa tietojärjestelmissä olevista tiedoista

Projektinhallintajärjestelmä

  • Projektien seurannan prosessit

Työajanseurantajärjestelmä

  • Työaikaraporttien hyväksyntä

Matkalaskujärjestelmä

  • Matkojen ja kulujen tarkastus ja hyväksyntäprosessi

Ostoreskontra

  • Laskujen tarkastus ja hyväksyntä-prosessi

Rekrytointijärjestelmä

  • Rekrytoinnin prosessi

Asiointijärjestelmä

  • Erilaisia hakemuksia ja niiden käsittelyprosesseja

Laskutusjärjestelmä

  • Laskutuksen prosessi

Asiakasrekisteri

  • Asiakkuusprosessit

IT-palveluportaali

  • Helpdesk-työnkulut

Tenttiakvaario

  • Koeilmoittautumiset, osallistuminen ja arviointi

Opetusalusta

  • Oppimisen ja arvioinnin prosesseja

Asianhallintajärjestelmä

  • Tietoja erilaisista asioista liittyen esimerkiksi kokoushallintaan, sopimuksiin, päätöksiin, tiedoksiantoihin, valituksiin ja tietopyyntöihin. (Valmistuu v. 2021 loppuun mennessä)

Asiarekisterillä ei toistaiseksi ole käytössä avoimia teknisiä rajapintoja. Asiarekisterin hakutekijöiden määrittely on tekeillä.