Hyväksilukulomakkeen käyttöohje opiskelijalle

Hyväksilukuhakemuksen tekemiseen sisältyy neljä vaihetta:

1. Hakemuksen luominen
2. Suorituspaikkatiedon lisääminen: Lisätään suorituspaikaksi korkeakoulut, joissa opinnot on tehty. Tässä yhteydessä lisätään, muokataan tai poistetaan myös liitteet eli opintosuoritusotteet sekä opintojaksokuvaukset
3. Suoritettujen opintojaksojen lisääminen: Lisätään lomakkeelle suoritetut opintojaksot sekä hyväksilukuhakemuksen käsittelijä
4. Hakemuksen lähettäminen

Tarkemmat ohjeet jokaisen vaiheen osalta ovat luettavissa alla.

HUOM! Jos et ole käynyt ohjauskeskustelua hyväksiluvuista, tarkistathan https://www.haaga-helia.fi/fi/ura-ja-osaaminen/osaamisen-tunnistaminen-ja-work-study 

1. Voit luoda uuden hyväksilukuhakemuksen kahdesta kohtaa Pepissä. Voit valita kumman vaan tavan.
2. Valitse Pepin opiskelijan työpöydän ylävalikosta Hyväksiluku.
3. Valitse Pepin opiskelijan työpöydän ylävalikosta HOPS. Mene Hyväksiluku-välilehdelle.
4. Lue huolellisesti ohjeet sinisestä laatikosta sivun oikeasta reunasta.
5. Valitse + Uusi hakemus.
6. Ylälaidassa näet omat perustiedot. Alalaitaan merkitse ohjauskeskustelun tiedot, mikäli olet käynyt ohjauskeskustelun hyväksi luettavista opinnoistasi ohjaajasi kanssa. Lisätietoihin voit kirjoittaa sovituista asioista.
7. Valitse Tallenna.
   Hakemus aukeaa sivulle luonnostilassa, etene ohjeessa seuraavaan kohtaan.

Voit jakaa tiedot aiemmista opinnoistasi kahdella tapaa:

a) lisäämällä opintosuoritusotteen liitteenä

1. Valitse + Lisää suorituspaikka ja liitteet -painike, joka on luonnostilassa aukeavan hakemussivun alalaidassa. Suorituspaikan tyypin tulee aina olla korkeakoulu.
2. Valitse oikea korkeakoulutyyppi sekä suorituspaikka alasvetovalikosta. Mikäli oikea suorituspaikka ei ole listattuna, ota sähköpostitse yhteyttä osoitteeseen [email protected].
   HUOM! Lomakkeen muita kenttiä ei täytetä!
3. Sivun alalaidassa olevalla Valitse tiedostot –painikkeella lisätään sivun alalaitaan liitteet. Liitteiden ohjeistus löytyy tämän ohjesivun ylälaidasta. HUOM! Liitteen maksimikoko on 150 Mt. 

b) jakamalla OmaOpintopolku linkin

1. Jaa linkki noudattamalla ohjeita: Kuinka jakaa opintosuoritukseni Oma Opintopolku-palvelun kautta? | Haaga-Helia
2. Lisää linkki hakemukselle kun täytät kohtaa + Lisää aiemmin suoritettu opinto (Lisää opinto), kohdassa Perustelut

Valitse Tallenna. Näkymä palaa takaisin luonnostilassa olevaan hakemukseesi.

Voit lisätä liitteitä tai muuttaa tallennetun suorituspaikan tietoja myöhemmin Suorituspaikkatiedon alla näkyvän rivin oikean reunan ”kynä”-painikkeesta.
Suorituspaikan voi tarvittaessa poistaa ”kynä”-painikkeen viereisestä ”ruksi”-painikkeesta.

Suoritettujen opintojen lisäämiseen on kaksi tapaa. Opinnot lisätään alla näkyvien tapojen A ja B mukaan riippuen siitä, onko korvattava opinto suoraan HOPSissasi, vai haluatko sisällyttää opinnon HOPSiisi sellaisenaan. 

HUOM! Jos olet AOKK:n opiskelija ja haet hyväksilukua samanaikaisesti kaikille seuraaville kolmelle opintojaksoille Oppimisen ja opetuksen lähtökohdat (5 op), Oppiminen työelämässä ja verkostoissa (5 op) ja Ammattisivistys ja työelämän muutos (5 op), jatka kohdasta: A) Korvaaminen...AOKK useamman opinnon hyväksilukuohje

1. Valitse sivun alalaidasta +Lisää aiemmin suoritettu opinto
2. Valitse Haettavan hyväksilukemisen tyyppi -kenttään pudotusvalikosta Korvaaminen.
3. Valitse käsittelijä kyseiselle opinnolle.
   Käsittelijä valitaan kirjoittamalla nimi tai nimen kolme ensimmäistä kirjainta käsittelijäkenttään ja valitsemalla hakuvaihtoehdoista oikea henkilö. Ohje käsittelijän valitsemiseen löytyy lomakkeen ylälaidasta.
4. Täytä aikaisemmin suoritetun opinnon tiedot aukeavan lomakkeen vasempaan laitaan painamalla +Lisää opinto. Tunnus-kohtaan laitetaan opinnon koodi, mikäli se on tiedossa (maksimipituus on 30 merkkiä, lyhennä tunnusta mikäli se ylittää tämän). Opinnon nimi suorituskielellä ja englanniksi, laajuus, laajuuden tyyppi, suorituskieli, arviointi, suorituspaikka ja suorituspäivämäärä tulee kirjata liitteenä olevan todistuksen mukaisena. Kirjaa muualla suoritetuista opinnoista arvosana, mikäli arviointiasteikko on yhtenevä. Muutoin kirjaa arvosanaksi hyväksytty (H) ja liitä lisätietona ko. korkeakoulun antama arvosana. Tarvittaessa voit täydentää suorituspaikan tiedot valitsemalla suorituspaikka-otsikon vieressä olevan + Lisää-painikkeen. 

5. Täytä suorituspaikan tiedot kohdan 2. ”Suorituspaikkatiedon ja liitteiden lisääminen” ohjeistuksen mukaisesti. 
   Voit kirjata perustelut-kenttään esimerkiksi lisätietoja suoritetusta opinnosta.

   Hyväksiluvut tehdään pääsääntöisesti opintojaksoittain.
   Jos haluat hakea korvaavuutta esim. kahdelle Haaga-Helian opintojaksolle, tulee jokaisesta opinnosta täyttää ja tallentaa kyseiset tiedot yksitellen omalle osiolle. Saat osion tallennuksen jälkeen luotua uuden osion painamalla +Lisää aiemmin suoritettu opinto. 
   Poikkeuksena on, jos haet korvaavuutta, jossa esimerkiksi kaksi aiemmin suoritettua opintoa korvaa yhden Haaga-Helian opintojakson, lisää seuraavan aiemmin suoritetun opinnon tiedot samalle osiolle, eli valitsemalla uudestaan +Lisää opinto. 
    

6. Lomakkeen oikean laidan Valitse HOPSin opinnoista –ikkunalla valitaan HOPSista opinto tai opinnot, joita esitetään korvattavaksi aikaisemmin suoritetulla korkeakouluopinnolla. Voit tarvittaessa tarkastella haluamasi opinnon tietoja painamalla opinnon nimeä. Valitse opinto hakemukseen painamalla opinnon oikeassa laidassa olevaa painiketta. Opinto siirtyy oikeaan laitaan Hakemukseen valitut opinnot -otsakkeen alle.

   Huomioithan, että opintojakson tulee olla HOPSissasi, jotta se voidaan suoraan korvata aiemmalla opinnolla. Jos korvattava opinto ei ole HOPSissasi, se täytyy lisätä Pepin opiskelijan työpöydällä HOPSin muokkaus –välilehdellä HOPSiin ennen hakemuksen täyttämistä.

7. Kun kaikki tiedot on kirjattu, valitse Tallenna.

AOKK useamman opinnon hyväksilukuohje

Käytä tätä ohjetta VAIN, jos haet hyväksilukua kaikille seuraaville opintojaksoille samaan aikaan: Oppimisen ja opetuksen lähtökohdat (5 op), Oppiminen työelämässä ja verkostoissa (5 op) ja Ammattisivistys ja työelämän muutos (5 op). Tämä ohje korvaa hyväksilukuohjeen vaiheen 3. Vaiheet 1 ja 2 pitää olla tehtynä ennen tätä vaihetta.  

1. Valitse sivun alalaidasta +Lisää aiemmin suoritettu opinto.
2. Valitse Haettavan hyväksilukemisen tyyppi -kenttään pudotusvalikosta Korvaaminen.
3. Valitse käsittelijä kyseiselle opinnolle.
   • Käsittelijä valitaan kirjoittamalla nimi tai nimen kolme ensimmäistä kirjainta käsittelijäkenttään ja valitsemalla hakuvaihtoehdoista oikea henkilö. Ohje käsittelijän valitsemiseen löytyy lomakkeen ylälaidasta.
4. Täytä yhden aikaisemmin suoritetun opintojakson tiedot aukeavan lomakkeen vasempaan laitaan painamalla +Lisää opinto. Tunnus-kohtaan laitetaan opinnon koodi, mikäli se on tiedossa (maksimipituus on 30 merkkiä, lyhennä tunnusta mikäli se ylittää tämän). Opinnon nimi suorituskielellä ja englanniksi, laajuus, laajuuden tyyppi, suorituskieli, arviointi, suorituspaikka ja suorituspäivämäärä tulee kirjata liitteenä olevan todistuksen mukaisena. Tarvittaessa voit täydentää suorituspaikan tiedot valitsemalla suorituspaikka-otsikon vieressä olevan + Lisää-painikkeen. Täytä suorituspaikan tiedot hyväksilukuohjeen kohdan 2. ”Suorituspaikkatiedon ja liitteiden lisääminen” ohjeistuksen mukaisesti. 
5. Voit kirjata perustelut-kenttään esimerkiksi lisätietoja suoritetusta opinnosta.
6. Valitse Lisää.
7. Valitse uudelleen +Lisää opinto ja lisää seuraavan aikaisemmin suoritetun opintojakson tiedot kuten kohdissa 4-6. Toista, kunnes olet lisännyt kaikkien aikaisemmin suoritettujen opintojen tiedot.
8. Valitse lomakkeen oikeassa laidassa Valitse HOPSin opinnoista –ikkunassa HOPSista opinnot: Oppimisen ja opetuksen lähtökohdat (5 op), Oppiminen työelämässä ja verkostoissa (5 op) ja Ammattisivistys ja työelämän muutos (5 op). Valitse opinnot hakemukseen painamalla opinnon oikeassa laidassa olevaa painiketta. Opinto siirtyy oikeaan laitaan Hakemukseen valitut opinnot -otsakkeen alle.
9. Kun kaikki tiedot on kirjattu, valitse Tallenna.

Jatka hakemuksen täyttämistä hyväksilukuohjeen vaiheesta 4. Hakemuksen lähettäminen mukaan

1. Valitse sivun alalaidasta +Lisää aiemmin suoritettu opinto
2. Valitse Haettavan hyväksilukemisen tyyppi -kenttään pudotusvalikosta Sisällyttäminen.
3. Valitse käsittelijä kyseiselle opinnolle.
   Käsittelijä valitaan kirjoittamalla nimi tai nimen kolme ensimmäistä kirjainta käsittelijäkenttään ja valitsemalla hakuvaihtoehdoista oikea henkilö. Ohje käsittelijän valitsemiseen löytyy lomakkeen ylälaidasta.
4. Täytä aikaisemmin suoritetun opinnon tiedot vasempaan laitaan. Tunnus-kohtaan laitetaan opinnon koodi, mikäli se on tiedossa. Opinnon nimi suorituskielellä ja englanniksi, laajuus, laajuuden tyyppi, suorituskieli, arviointi, suorituspaikka ja suorituspäivämäärä tulee kirjata liitteenä olevan todistuksen mukaisena. Muualla suoritetuista opinnoista siirretään arvosana, mikäli arviointiasteikko on yhtenevä. Muutoin arvosanaksi kirjataan hyväksytty (H) ja liitetään lisätietona ko. korkeakoulun antama arvosana. Tarvittaessa voit täydentää suorituspaikan tiedot valitsemalla suorituspaikka-otsikon vieressä olevan + Lisää-painikkeen. 
5. Täytä suorituspaikan tiedot kohdan 2. ”Suorituspaikkatiedon ja liitteiden lisääminen” ohjeistuksen mukaisesti. 
   
   Jos haet hyväksiluettavaksi useampaa opintoa, tulee jokaisesta opinnosta täyttää ja tallentaa kyseiset tiedot erikseen. Valitse osion tallennuksen (eli vaiheen 7) jälkeen seuraavaa opintoa varten uudelleen sivun alalaidasta +Lisää aiemmin suoritettu opinto. Jos haet useamman opinnon sisällytystä huolehdi, että jokaisen opinnon tunnus on erilainen.
    
6. Voit kirjata perustelut-kenttään esimerkiksi lisätietoja suoritetusta opinnosta.
   Sijoita sisällytettävät opinnot HOPS-rakenteeseen. Valitse pudotusvalikosta HOPSista opintokokonaisuus, jonka alle haluat sijoittaa hyväksiluettavan opinnon. Valitsemalla HOPS-esikatselu voit tarkastella HOPSin rakennetta.
   Kun kaikki tiedot on kirjattu, valitse Tallenna.
7. Hakemus on edelleen luonnos-tilassa, kunnes se lähetetään Lähetä hakemus -painikkeesta käsittelijälle. Tarkasta kirjaamasi tiedot ja lomakkeelle valittu käsittelijä huolellisesti ennen hakemuksen lähettämistä. Voit vielä muokata ja lisätä tietoja tai jatkaa hakemuksen täyttämistä myöhemmin, jos et lähetä hakemusta heti. Voit myös poistaa hakemuksen halutessasi Peruuta hakemus –painikkeen valitsemalla.

HUOM! Lähetyksen jälkeen lomaketta ei voi enää muokata, ellei käsittelijä palauta hakemusta sinulle täydennystä varten. Hyväksilukupäätös tehdään jokaisesta haetusta opintojaksosta erikseen. Voit seurata hakemuksen tilaa Pepin opiskelijan työpöydän hyväksiluku -osiossa.

Opiskelijan tulee seurata Pepin opiskelijan työpöydän opintorekisteristä hakemuksen tilaa ja varmistaa, että mahdollinen suoritus tulee kirjatuksi järjestelmään. Aloittavien opiskelijoiden ja avoimen väylän kautta valittujen sekä siirto- ja vaihtohakijoiden hyväksiluvut kirjataan lukukauden ensimmäisen periodin aikana. Muiden hyväksilukujen käsittelyaika on kolme viikkoa, kuitenkin yleiset loma-ajat huomioiden. Mikäli suoritusta ei kuulu sovittuna ajankohtana, ota yhteyttä hakemuksesi käsittelijään. Hyväksilukuhakemus lähettää myös sähköpostimuistutuksia opiskelijalle.

Hakemuksen käsiteltäväksi lähettämisen jälkeen sen tietojen muokkaaminen on mahdollista vain siinä tapauksessa, että käsittelijä palauttaa sen sinulle täydennystä varten. Opiskelijalle täydennettäväksi palautettu hakemus näkyy Pepin opiskelijan työpöydän hyväksiluku -osiossa ja HOPSin Hyväksiluku-välilehdellä.

Palautetun hakemuksen opinnolla haettu osa otetaan ensin muokkaustilaan kynä-kuvakkeesta, jolloin lomakkeella on mahdollista:

• Täydentää hakemusta
• Paina kynä -kuvaketta täydennettävän osion kohdalla. Muokkaa hakemusta käsittelijän ohjeistuksen mukaan. Valitse lopuksi Tallenna.
  HUOM! Liitteet lisätään suorituspaikan tietoihin.
• Poistaa lisäämiään opintoja. Paina kynä -kuvaketta hakemuksen palautetun osion otsikon Aiemmin suoritettu opinto alta. Poista opinto uuden ikkunan Hakemukseen valitut opinnot -kohdasta. Valitse lopuksi Tallenna.
• Siirtää hakemuksen toiselle käsittelijälle (jos palauttaja on näin pyytänyt tekemään). Paina kynä -kuvaketta hakemuksen palautetun osion otsikon Aiemmin suoritettu opinto alta.  

Valitse uusi käsittelijä ja valitse lopuksi Tallenna.

HUOM! Hakemus palautuu opiskelijan valitsemalle käsittelijälle käsiteltäväksi vasta lomakkeen Palauta käsittelyyn -painikkeen valitsemisen jälkeen.