Esihyväksiluku

1. Voit luoda uuden esihyväksilukuhakemuksen kahdesta kohtaa Pepissä. Voit valita kumman vaan tavan. 
2. Valitse Pepin opiskelijan työpöydän etusivun pikavalikosta Hyväksiluku. 
3. Valitse Pepin opiskelijan työpöydän ylävalikosta HOPS. Mene Hyväksiluku-välilehdelle. 
4. Lue huolellisesti ohjeet sinisestä laatikosta sivun oikeasta reunasta. 
5. Valitse + Luo esihyväksilukuhakemus.  
6. Ylälaidassa näet omat perustietosi. Merkitse alalaitaan ohjauskeskustelun tiedot hyväksiluettavista opinnoista, jotka opinto-ohjaajasi kanssa on sovittu. Hae Kenen kanssa ohjauskeskustelu on käyty -kohtaan opinto-ohjaajasi tai vaihdossa suoritettujen opintojen osalta kv-asiantuntijasi nimi. Lisätietoihin voit kirjoittaa keskustelussanne sopimista asioista. 
7. Valitse Tallenna luonnos. 
8. Hakemus aukeaa sivulle luonnostilassa, etene ohjeessa seuraavaan kohtaan. 

1. Klikkaa +Lisää suorituspaikka -painiketta, hakemussivun alalaidassa. Suorituspaikan tyypin tulee aina olla korkeakoulu. 
2. Valitse oikea korkeakoulutyyppi ja suorituspaikka alasvetovalikosta. Mikäli oikea suorituspaikka ei ole listattuna, ota sähköpostitse yhteyttä osoitteeseen [email protected]. 
3. Lisää hakemuksen liitteet Valitse tiedostot -painikkeella. Liitteeksi on lisättävä opintojaksokuvaus, joka voi olla linkki opintojaksokuvaukseen, kuvakaappaus tai skannattu dokumentti. 
4. Valitse Tallenna. 
5. Näkymä palaa takaisin luonnostilassa olevaan hakemukseesi. 
6. Voit lisätä liitteitä tai muuttaa tallennetun suorituspaikan tietoja myöhemmin Suorituspaikat -alla näkyvän rivin oikean reunan ”kynä”-painikkeesta. 
7. Suorituspaikan voi tarvittaessa poistaa ”kynä”-painikkeen viereisestä ”ruksi”-painikkeesta.

Suoritettavien opintojen lisäämiseen on kaksi tapaa. Opinnot lisätään alla näkyvien tapojen A tai B mukaan riippuen siitä, onko korvattava opinto suoraan HOPSissasi, vai haluatko sisällyttää opinnon HOPSiisi sellaisenaan. 

1. Valitse sivun alalaidasta +Lisää suoritettava opinto 
2. Valitse Haettavan hyväksilukemisen tyyppi -kenttään pudotusvalikosta Korvaaminen. 
3. Valitse käsittelijä kyseiselle opinnolle. Käsittelijä valitaan kirjoittamalla nimi tai nimen kolme ensimmäistä kirjainta käsittelijäkenttään ja valitsemalla hakuvaihtoehdoista oikea henkilö. 
4. Täytä suoritettavan opinnon tiedot aukeavan lomakkeen vasempaan laitaan painamalla + Lisää opinto. Tunnus -kohtaan laitetaan opinnon koodi, mikäli se on tiedossa. Opinnon nimi suorituskielellä ja englanniksi, laajuus (jos tiedossa), laajuuden tyyppi, suorituskieli, suorituspaikka ja opinnon suunniteltu suorituspäivämäärä.  
5. Jos haet hyväksiluettavaksi useampaa opintojaksoa, tulee jokaisesta opinnosta täyttää ja tallentaa kyseiset tiedot erikseen.  
6. Voit kirjata perustelut -kenttään esimerkiksi lisätietoja suoritettavasta opinnosta. 

7. Lomakkeen oikean laidan Valitse HOPSin opinnoista –ikkunalla valitaan HOPSista opinto tai opinnot, joita esitetään korvattavaksi suoritettavalla korkeakouluopinnolla. Voit tarkastella haluamasi opinnon tietoja painamalla opinnon nimeä. Valitse opinto hakemukseen painamalla opinnon oikeassa laidassa olevaa painiketta. Opinto siirtyy oikeaan laitaan Hakemukseen valitut opinnot -otsakkeen alle. 

   HUOM! opintojakson tulee olla HOPSissasi, jotta se voidaan suoraan korvata suunnitelulla opinnolla. Jos korvattava opinto ei ole HOPSissasi, se täytyy lisätä Pepin opiskelijan työpöydällä HOPSin Opintojen valinta –lehdellä HOPSiin ennen hakemuksen täyttämistä: LINKKI

8. Kun kaikki tiedot on kirjattu, valitse Lisää (Tallenna) ja jatka kohdasta Hakemuksen lähettäminen. 

1. Valitse sivun alalaidasta +Lisää suoritettava opinto 
2. Valitse Haettavan hyväksilukemisen tyyppi -kenttään pudotusvalikosta Sisällyttäminen. 
3. Valitse käsittelijä kyseiselle opinnolle. Käsittelijä valitaan kirjoittamalla nimi tai nimen kolme ensimmäistä kirjainta käsittelijäkenttään ja valitsemalla hakuvaihtoehdoista oikea henkilö. Ohje käsittelijän valitsemiseen löytyy lomakkeen ylälaidasta. 
4. Täytä suoritettavan opinnon tiedot aukeavan lomakkeen vasempaan laitaan painamalla + Lisää opinto. Tunnus -kohtaan laitetaan opinnon koodi, mikäli se on tiedossa. Opinnon nimi suorituskielellä ja englanniksi, laajuus (tai arvio), laajuuden tyyppi (opintopistettä), suorituskieli, suorituspaikka ja opinnon suunniteltu suorituspäivämäärä. 
5. Voit kirjata perustelut -kenttään esimerkiksi lisätietoja suoritettavasta opinnosta. 
6. Sijoita sisällytettävät opinnot HOPS-rakenteeseen. Valitse pudotusvalikosta HOPSista opintokokonaisuus, jonka alle haluat sijoittaa hyväksiluettavan opinnon. Valitsemalla HOPS-esikatselu voit tarkastella HOPSin rakennetta. 
7. Kun kaikki tiedot on kirjattu, valitse Tallenna.  

Hakemus on edelleen luonnos-tilassa, kunnes se lähetetään Lähetä esihyväksilukuhakemus -painikkeesta käsittelijälle. Tarkasta kirjaamasi tiedot ja lomakkeelle valittu käsittelijä huolellisesti ennen hakemuksen lähettämistä. Voit vielä muokata ja lisätä tietoja tai jatkaa hakemuksen täyttämistä myöhemmin, jos et lähetä hakemusta heti. Voit myös poistaa hakemuksen halutessasi Poista esihyväksilukuhakemus –painikkeen valitsemalla. 
 
HUOM! Lähetyksen jälkeen lomaketta ei voi enää muokata, ellei käsittelijä palauta hakemusta sinulle täydennystä varten. Esihyväksilukupäätös tehdään jokaisesta haetusta opintojaksosta erikseen.
 
Voit seurata hakemuksen tilaa Pepin opiskelijan työpöydän hyväksiluku -osiossa tai HOPSin Hyväksiluku-välilehdeltä. Esihyväksilukuhakemus lähettää myös sähköpostilla viestin aina kun hakemuksen tila muuttuu.  

Hakemuksen käsiteltäväksi lähettämisen jälkeen sen tietojen muokkaaminen on mahdollista vain, jos käsittelijä palauttaa sen sinulle täydennystä varten. Täydennettäväksi palautettu hakemus näkyy Pepin opiskelijan työpöydän hyväksiluku -osiossa ja HOPSin Hyväksiluku-välilehdellä. 
Jos haluat editoida hakemustasi jätettyäsi sen käsiteltäväksi, valitse kynä-kuvake. Avautuvassa ikkunassa voit täydentää hakemusta, poistaa opintoja tai vaihtaa hakemuksen käsittelijän. 

HUOM! Tehtyäsi muutokset, muista painaa Palauta käsittelyyn -painiketta. 

Kun esihyväksilukuhakemuksesi on käsitelty, saat ilmoituksen sähköpostitse. Hakemus hyväksytään tai hylätään. Kyseinen opinto/opinnot löytyvät HOPSistasi esihyväksiluettu symbolilla merkittynä, sekä Hyväksiluku -välilehdeltä, kohdasta esihyväksilukuhakemukset

Voit tarkastella hakemusta avaamalla Toiminnot -painikkeesta ja valitsemalla Näytä, jolloin hakemus avautuu ja näet hakemuksen tiedot. 

1. Kun olet suorittanut opinnon, tee esihyväksilukuhakemuksen pohjalta varsinainen hyväksilukuhakemus ja liitä hakemukseen opinnoistasi virallinen opintosuoritusote sekä muut puuttuvat tiedot, kuten arvosana ja liitteet. Vaihdossa suoritettujen opintojen osalta: Muokkaa tarvittavat tiedot learning agreementille toteutuneen opinnon mukaisesti. 
   
   Löydät käsitellyn esihyväksilukulomakkeen HOPSistasi hyväksiluku>esihyväksilukuhakemukset -kohdasta. Klikkaamalla Hakemuksen nimi -rivillä olevaa numerosarjaa, joka koostuu opiskelijanumerostasi ja päivämäärästä, jolloin esihyväksilukuhakemus on luotu. Tila on: Käsitelty. Pääset täyttämään ja täydentämään lomakkeelle opinnon tietoja.
2. Klikkaa Tee hakemus – painiketta ja saat täytetyn esihyväksilukulomakkeen auki. Voit täydentää/poistaa luonnoksessa ne opinnot, jotka suoritit tai jätit suorittamatta, mm. suoritetun opinnon ajankohdan sekä arvioinnin.
    
3. Muokkaa tiedot vastaamaan aiempia opintojasi, jotka haluat hyväksilukea. Ohje hyväksilukemisesta löytyy täältä LINKKI Avaa kynäikonista kohdassa: Korvaavat (tai sisällytettävät) aiemmin suoritetut opinnot –kohdasta lomake auki.
   
   HUOM! Valitse oikea käsittelijä hyväksilukulomakkeelle, koulutuksesi mukaisesti ohjeen avulla (sininen tausta)
    
4. Klikkaa kynäikonia Aiemmin suoritetut opinnot -näkymässä kyseisen opinnon kohdalla ja täytä puuttuvat tiedot, sekä muokkaa suorituspäivämäärä oikein.
5. Klikkaa Muokkaa ja Tallenna
   
   HUOM! Suorituspaikat ja liitteet –kohdassa, mene kynäikonista muokkaus –ikkunaan ja poista ensin liittämäsi opintojaksokuvaus tai vastaava dokumentti ja lisää virallinen opintosuoritusote ohjeiden mukaisesti.  
        
6. Lähetä hakemus käsittelijälle. Voit tarkastella hakemuksesi tilaa  
   1. Valitsemalla Pepin opiskelijan työpöydän ylävalikosta Hyväksiluku.
   2. Valitsemalla Pepin opiskelijan työpöydän ylävalikosta HOPS. Mene Hyväksiluku-välilehdelle.
7. Kun virkailija on hyväksynyt hakemuksen, hyväksytyn hakemuksen tila muuttuu: Esihyväksytty-käsitelty 
   
   HOPSissa symboli on joko K (Korvattu) tai S (Sisällytetty), riippuen kummalla tavalla hait hyväksilukua. Aiempaan esihyväksilukuun liittyvät tiedot aukeavat sivu -symbolista