Tietosuojaseloste: Työajanseuranta ja hankehallinta

Käsittelyn kohteena olevat henkilötiedot

Rekisteröityinä ovat henkilöstö, projekteihin osallistuvat ja projektien kohderyhmiin kuuluvat henkilöt. Rekisterin sisältää kunkin henkilötietoryhmän osalta tarkoituksenmukaisiksi katsotut seuraavat henkilötiedot (lista ei ole
tyhjentävä eikä kaikista rekisteröidyistä ole välttämättä kaikkia listalla olevia tietoja):

Henkilöstö:

• Henkilönumero (henkilönumero)
• Käyttäjätunnus (käyttäjätunnus)
• Sukunimi (sukunimi)
• Etunimi (kutsumanimi)
• Työpuhelin (matkapuhelinnumero (työ))
• Email (sähköposti (työ))
• Tehtävänimike (tehtävänimike, voimassa tai viimeksi voimassa ollut)
• Tehtävän tieteenala (numero ja luokitus, viimeksi voimassa ollut)
• Sukupuoli (sukupuoli)
• Korkein_koulutustaso (tutkintoaste riviltä, jossa täpätty ensisijainen tutkinto)
• Muu_toimipiste (muu toimipiste, voimassa tai viimeksi voimassa ollut)
• Toimipiste (toimipiste, voimassa tai viimeksi voimassa ollut)
• Esimies (esimiehen henkilönumero)
• Kotikustannuspaikka (kotikustannuspaikka, voimassa tai viimeksi voimassa ollut rivi, jossa kotikustannuspaikka täpätty)
• Yksikkö (yksikkö, voimassa tai viimeksi voimassa ollut)
• Käyttäjäryhmä (henkilöstöryhmä, voimassa tai viimeksi voimassa ollut)
• Työaikaryhmä (työaikaryhmä, voimassa tai viimeksi voimassa ollut)
• Vuosityöaika (vuosityöaika kikytunneilla, voimassa tai viimeksi voimassa ollut)
• Viikkotyöaika (viikkotyöaika h/vko, voimassa tai viimeksi voimassa ollut)
• Tavoitetyöaika (tavoitetyöaika h/pv, voimassa tai viimeksi voimassa ollut)
• Työajan seuranta ja kohdentaminen

Projekteihin osallistuvat:

• Osapuolen organisaatio
• Sukunimi (sukunimi)
• Etunimi (kutsumanimi)
• Työpuhelin (matkapuhelinnumero (työ))
• Email (sähköposti (työ))

Projektien kohderyhmiin kuuluvat:

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän prosessien kokonaishallintaan, ylläpitoon ja kehittämiseen sekä rekisterinpitäjän henkilökunnan työajan seurantaan ja kohdentamiseen.

Reportronicin projektihallinnan prosessit ja toiminnot kattavat muun muassa projektin elinkaaren, projektien työajan seuraamisen, projektikonsortioiden osapuolet, rahoittajat, toimeksiantajat sekä projekteissa mukana olevat henkilöt.

Henkilötietojen käsittelyperuste

• Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen (kuten työ- tai muu toimeksiantosopimus) täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
• Käsittely on tarpeen ekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Tällöin rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy kun rekisteröity on rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvässä suhteessa rekisterinpitäjään, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä.
• Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

Henkilötietojen lähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään. Tämän lisäksi rekisterin käyttötarkoituksen yhteydessä voi syntyä rekisteriin merkittäviä henkilötietoja.

Henkilötietoja voidaan lisäksi kerätä lainsäädännön rajoissa viranomaisten tietojärjestelmistä saatavien tietojen perusteella sekä muista yleisesti saatavilla olevista lähteistä.

Henkilötietoja voidaan myös kerätä muilta kolmansilta osapuolilta, kuten konserniin kuuluvilta yhtiöiltä, sopimuskumppaneilta tai kohderyhmiltä.

Henkilötietojen luovutukset kolmansille tahoille

Haaga-Helia voi rekisterinpitäjänä siirtää henkilötietoja sellaisiin omiin rekistereihinsä, jotka liittyvät läheisesti tämän rekisterin käyttötarkoituksiin.

Rekisterin henkilötietoja luovutetaan rekisterinpitäjän ulkopuolisille tahoille tarpeen vaatiessa:

• Voimassa olevan lainsäädännön velvoittamalla ja sallimalla tavalla esim. opetus- ja
  kulttuuriministeriölle, Tilastokeskukselle, rahoitusviranomaisille tai vastaaville tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja
• Konsernin muille yhtiöille
• Sopimuskumppaneille rekisterin käyttötarkoituksen mukaisten toimintojen toteuttamiseksi. Rekisterinpitäjä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.
   

Henkilötietojen siirrot EU-/ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, eikä käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolelta, ellei se ole tarpeen tiedon käsittelyn teknisen toteuttamisen mahdollistamiseksi (esimerkiksi järjestelmien tekninen ylläpito EU:n/ETA:n ulkopuolelta) tai rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvien kansainvälisten toimintojen hoitamiseksi.

Siirtäessään henkilötietoja rekisterinpitäjä noudattaa EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita koskien henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin tai toteuttaa muut asianmukaiset suojatoimet tai varmistaa, että kolmannessa maassa taataan riittävä tietosuojan taso.

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista henkilötietoryhmittäin suhteessa henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen. Lisäksi henkilötietoja säilytetään mahdollisen lakiin, viranomaisehtoihin tai sopimukseen perustuvan säilytysajan mukaisesti.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti.

Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Tietokantoihin ja järjestelmiin pääsyyn sekä rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän tai tämän puolesta ja lukuun toimivien alihankkijoiden työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä tietoja. Kullakin rekisteriä käyttävällä käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin.

Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.

Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.