Tietosuojaseloste: Turvallisuushavaintoilmoitukset

Haaga-Heliassa on käytössä turvallisuushavaintoilmoituskanava, jossa opiskelija tai henkilökunnan jäsen voi ilmoittaa esim. koetusta turvallisuusuhasta, väkivaltatilanteesta, vaaran paikasta, riskistä, sairaskohtauksesta, paloturvallisuusriskistä, läheltä piti-tilanteesta tai se voi olla positiivinen turvallisuushavainto, palaute tai turvallisuusaloite. Kaikista työturvallisuuteen liittyvistä tapahtumista, puutteista, havainnoista ja poikkeamista, jotka vaikuttavat turvallisuuteen tulee tehdä turvallisuushavaintoilmoitus (työturvallisuuslaki).

Kyseessä on kaksi erillistä prosessia. Henkilökunnan jäsenten ilmoitukset tai ne ilmoitukset, joissa on henkilökunnan henkilötietoja, käsitellään turvallisuuspäällikön ja esihenkilön toimesta. Opiskelijoita koskevat ilmoitukset käsitellään turvallisuuspäällikön toimesta ja tarvittaessa hän välittää ilmoituksen vastuutaholle asian edistämiseksi. Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti ilmoittajan jättä-
mästä turvallisuushavaintoilmoituksesta. Ilmoittajalla on oikeus jättää ilmoitus nimettömänä.

Tiedot kerätään Efecte-järjestelmän kautta, jatkokeskustelua käydään tarvittaessa sähköpostitse tai puhelimitse. Ilmoitusta koskevat tiedot poistetaan Haaga-Helian Efecte-järjestelmästä vuosittain niin, että henkilötiedot poistetaan järjestelmästä ja sähköpostista vuosittaisen tyhjennyksen yhteydessä. Turvallisuushavaintoilmoituksista tehdään yhteenveto, joka ei sisällä henkilötietoja ja näitä tietoja käytetään turvallisuuden kehittämisessä Haaga-Helian korkeakouluyhteisöissä.

Käsittelyn kohteena olevat henkilötiedot

• nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• koulutusala
• esihenkilö
• ilmoituksen käsittelyn kannalta keskeinen toiminta

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa turvallisuushavaintoilmoitusten asianmukainen käsitteleminen ja siten mahdollistaa turvallinen työ- ja oppimisympäristö korkeakouluyhteisössä.

Henkilötietojen käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu

• rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseen (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta; työturvallisuuslaki) sekä
• rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Oikeutettuna etuna on turvallisen korkeakouluyhteisön turvaaminen.

Henkilötietojen lähteet

Henkilötietojen ensisijainen lähde on ilmoittajan jättämä turvallisuushavaintoilmoitus.

Toissijaisesti esimerkiksi yhteystietojen osalta voidaan käyttää rekisterinpitäjän sisäisiä järjestelmiä: henkilökun-
nan yhteystietojen osalta Outlookin osoitekirja ja opiskelijoiden osalta Peppi-järjestelmä.

Henkilötietojen luovutukset kolmansille tahoille

Turvallisuushavaintoilmoitus tehdään Efecte-järjestelmästä. Palveluntarjoajan kanssa on tehty sopimus henkilötietojen käsittelystä.

Tarvittaessa ilmoituksen tietoja voidaan luovuttaa poliisille.

Henkilötietojen siirrot EU-/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Ilmoitukset käsitellään 1-2 päivän sisällä, ne saattavat vaatia myös pidempää käsittelyaikaa. Henkilötiedot poistetaan järjestelmästä vuosittain.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Henkilötiedot tallennetaan rekisterinpitäjän omassa konesalissa sijaitsevaan tallennusjärjestelmään verkkoasemalle, johon vain ilmoituksen käsittelijöillä on pääsyoikeus. Ilmoituksen käsittelijät ovat
Haaga-Helian nimeämiä ja kouluttamia henkilökunnan jäseniä.