Tietosuojaseloste: Turvallisuus- ja viestintäjärjestelmä

Käsittelyn kohteena olevat henkilötiedot

Järjestelmä sisältää:

• Henkilökunnan ja sidosryhmien edustajien nimet, kampus, työpuhelinnumerot ja työsähköpostiosoitteen
• Opiskelijat lataavat sovelluksen omaan puhelimeen ja syöttävät siihen itse nimen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen
• Sijaintitieto (näkyy vain hälytyksen yhteydessä)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Järjestelmää käytetään turvallisuuteen liittyvien ryhmähälytysviestien lähettämiseen ja vastaanottamiseen pääasiassa Haaga-Helian henkilöstölle ja kampuksien sidosryhmille. Lisäksi työtehtävään valitut opiskelijat käyttävät Secappia opiskelijaohjaus, turva ja ensiapu ja it-tuki avunpyynnöissä. Opiskelijat lataavat sovelluksen omaan puhelimeen ja syöttävät siihen itse omat tietonsa.

Järjestelmää käytetään myös yksittäisen työntekijän henkilökohtaisena (yksintyöskentely) turvahälyttimenä. Puhelimeen tai tietokoneeseen asennettua hälytyskuvaketta painamalla lähtee ennalta laadittu hälytysviesti, johon on kirjattu avun tarvitsija ja hänen työpisteensä. Viestin vastaanottajat eli avun tuojat sovitaan jokaiselle henkilökohtaisesti erikseen yhdessä Haaga-Helian turvallisuushenkilöstön kanssa.
 

Henkilötietojen käsittelyperuste

• Sijaintitiedon käsittelyn osalta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).
• Muiden tietojen osalta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Oikeutettuna etuna on rekisterinpitäjän mahdollisuus noudattaa velvollisuuttaan huolehtia henkilöstönsä ja toimitilojen turvallisuudesta.

Henkilötietojen lähteet

Henkilökunnan tiedot noudetaan Haaga-Helian HR-hakemistopalvelusta. Opiskelijat kirjaavat itse suoraan omat tietonsa järjestelmään omissa puhelimissaan.

Järjestelmän käyttäjiksi määrätyt vastuuhenkilöt laativat hätäviestien peruspohjat yhdessä Haaga-Helian turvallisuuspäällikön kanssa.

Henkilötietojen luovutukset kolmansille tahoille

Jos pitää viranomaisen pyynnöstä erilaisissa hätätilanteissa (mm. tulipalo tai muu vaaratilanne) tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille (poliisi, pelastuslaitos).

Henkilötietojen siirrot EU-/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä kolmansiin maihin.

Henkilötietojen säilytysaika

Hälytysviestien vastaanottajien nimi, puhelin ja sijainti näkyvät hälytysryhmän jäsenille (pääkäyttäjille) kaksi tuntia siitä hetkestä lukien, kun vastaanottaja on kuitannut saaneensa viestin. Tämän jälkeen tieto poistuu.

Muiden tietojen säilytysaika on palveluksessa oloaika. Tiedot poistetaan manuaalisesti.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Salassa pidettävien ja tietosuojaasetuksessa mainittujen erityisten henkilötietoryhmien suojaamiseen kiinnitetään erityistä huomiota.

Rekisteri sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja. Ei sisällä manuaalista aineistoa. Rekisterin käyttäjillä eli hälytysryhmän jäsenillä (ne henkilöt, jotka voivat lähettää hälytysviestin, pääkäyttäjät) on jokaisella henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Heillä on tietojen syöttö- ja selailuoikeus. Käyttöoikeudet päättyvät henkilön siirtyessä pois kyseisistä tehtävistä.

Vain hälytysryhmän jäsenet näkevät hälytysviestien vastaanottajien sijaintitiedot. Sijainti näkyy kaksi tuntia siitä hetkestä lukien, kun vastaanottaja on kuitannut saaneensa viestin. Mikäli vastaanottaja ei kuittaa viestiä tai puhelimen sijaintiominaisuus ei ole päällä, ei sijaintitietoa näy.