Tietosuojaseloste: Turvaamo
Haaga-Heliassa on käytössä ilmoituskanava, jossa opiskelija tai henkilökunnan jäsen voi ilmoittaa koetusta tai havaitusta häirinnästä, syrjinnästä tai epäasiallisesta kohtelusta Haaga-Helian korkeakouluyhteisössä. Kyseessä on kaksi erillistä prosessia. Henkilökunnan jäsenten ilmoitukset tai ne ilmoitukset, joissa on henkilökunnan henkilötietoja, käsitellään häirintäyhdyshenkilön toimesta.
Opiskelijoita koskevat ilmoitukset käsitellään Turvaamon sovittelijoiden toimesta. Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti ilmoittajan jättämästä ilmoituksesta.
Asianosaisten esihenkilöitä tiedotetaan ilmoitetusta asiasta käsittelijän harkinnan mukaan. Mikäli asian selvittämiseen ei riitä pelkkä sovitteluprosessi vaan tarvitaan työnantajan jatkotoimenpiteitä, asia siirtyy käsiteltäväksi Haaga-Helian henkilöstöhallinnon prosessien mukaisesti.
Tiedot kerätään webropol-palvelun verkkolomakkeella, sähköpostitse tai puhelimitse. Käsittelyn kannalta merkitykselliset tiedot koostetaan käsittelyn alkaessa Haaga-Helian tallennusjärjestelmään, jolloin verkkolomakkeen tiedot poistetaan. Ilmoitusta koskevat tiedot poistetaan Haaga-Helian tallennusjärjestelmästä käsittelyn päätyttyä.
Ilmoittajalla on oikeus jättää ilmoitus nimettömänä.
Käsittelyn kohteena olevat henkilötiedot
Ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja mahdollisen ilmoituksessa esiin tulleiden muiden osapuolien:
- nimi
- puhelinnumero
- opiskelijanumero tai
- koulutusala
- esihenkilö tai työskentelytiimi
- ilmoituksen käsittelyn kannalta keskeinen toiminta
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietoja käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa ilmoitusten asianmukainen käsitteleminen ja siten mahdollistaa turvallinen työ- ja korkeakouluyhteisön toimivuus.
Henkilötietojen käsittelyperuste
Käsittelyperuste on ilmoittajan henkilötietojen osalta ensisijaisesti ilmoittajan suostumus (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).
Siltä osin kuin ilmoituksen tietojen käsittely on perusteltua ilmoituksen käsittelijän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen suojelemiseksi, toissijaisena käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu. Ilmoituksen kohteen ja muiden mahdollisten osallisten (esimerkiksi todistaja tai esihenkilö) osalta rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on tällöin turvallisen korkeakouluyhteisön turvaaminen.
Henkilötietojen lähteet
Henkilötietojen ensisijainen lähde on ilmoittajan jättämä ilmoitus.
Toissijaisesti esimerkiksi yhteystietojen osalta voidaan käyttää rekisterinpitäjän sisäisiä järjestelmiä: henkilökunnan yhteystietojen osalta Outlookin osoitekirja ja opiskelijoiden osalta Peppi-järjestelmä.
Henkilötietojen luovutukset kolmansille tahoille
Verkkolomake, jolla ilmoitus tehdään, toteutetaan käyttäen ulkopuolisen palveluntarjoajan pilvipalvelua. Palveluntarjoajan kanssa on tehty sopimus henkilötietojen käsittelystä.
Henkilötietojen siirrot EU-/ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Ilmoitukset käsitellään 6kk kuluessa. Henkilötiedot poistetaan käsittelyn päätyttyä.
Automaattinen päätöksenteko
Henkilötietojen käsittelyssä ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Henkilötiedot tallennetaan rekisterinpitäjän omassa konesalissa sijaitsevaan tallennusjärjestelmään verkkoasemalle, johon vain ilmoituksen käsittelijöillä on pääsyoikeus. Ilmoituksen käsittelijät ovat Haaga-Helian nimeämiä ja kouluttamia henkilökunnan jäseniä.