Tietosuojaseloste: Tapahtumailmoitukset
Käsittelyn kohteena olevat henkilötiedot
- nimi
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- koulutusala
- organisaatio
- esihenkilö
- asiakas
- laskutustiedot
- ilmoituksen käsittelyn kannalta keskeinen toiminta
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Haaga-Helian kampuksissa järjestetään paljon erilaisia tapahtumia henkilökunnan, opiskelijoiden tai ulkopuolisten toimesta. Tapahtumien turvallisuuden varmistamiseksi, kaikkien tulee täyttää tapahtumalomake ja nimetä tapahtuman vastuuhenkilö, turvallisuusvastaava ja ensiapuvastaava. Lomake toimitetaan turvallisuuspäällikölle hyvissä ajoin, ennen tapahtumaa. Tämän ilmoituksen ja tapahtuman luonteen perusteella, teemme mahdolliset viranomaisilmoitukset. Lisäksi lomake lähetetään tiedoksi Haaga-Helian aulapalvelun henkilökunnalle, jotta he tietävät tapahtumasta, vievät tiedot Event-taululle ja perehdyttävät järjestäjät kampuksen turvallisuuskäytänteisiin ja ovat järjestäjien tukena. Kun tapahtuma on ohi, paperiset tiedot hävitetään aulan toimesta ja kerran vuodessa tyhjennetään kaikki ilmoitukset Webropol-järjestelmästä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on varmistaa tapahtumien turvallisuusvastuut ja mahdollistaa monipuolisten tapahtumien toteuttaminen Haaga-Heliassa lainsäädännönmukaisesti ja siten mahdollistaa turvalliset tapahtumat korkeakouluyhteisössä.
Henkilötietojen käsittelyperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu
- rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseen (työturvallisuuslaki, pelastuslaki, kokoontumislaki)
- rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Oikeutettuna etuna on turvallisen korkeakouluyhteisön turvaaminen.
Henkilötietojen lähteet
Henkilötietojen ensisijainen lähde on ilmoittajan jättämä tapahtumailmoitus. Toissijaisesti esimerkiksi yhteystietojen osalta voidaan käyttää rekisterinpitäjän sisäisiä järjestelmiä: henkilökunnan yhteystietojen osalta Outlookin osoitekirja ja opiskelijoiden osalta Peppi-järjestelmä.
Henkilötietojen luovutukset kolmansille tahoille
Tapahtumailmoitus tehdään Webropol-järjestelmästä. Palveluntarjoajan kanssa on tehty sopimus henkilötietojen käsittelystä. Tarvittaessa ilmoituksen tietoja voidaan luovuttaa poliisille tai pelastusviranomaiselle, jos tapahtuman luonne niin vaatii.
Henkilötietojen siirrot EU-/ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Ilmoitukset käsitellään 2-5 päivän sisällä, ne saattavat vaatia myös pidempää käsittelyaikaa. Henkilötiedot poistetaan järjestelmästä vuosittain.
Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Henkilötiedot tallennetaan rekisterinpitäjän omassa konesalissa sijaitsevaan tallennusjärjestelmään verkkoasemalle, johon vain ilmoituksen käsittelijöillä on pääsyoikeus. Ilmoituksen käsittelijät ovat Haaga-Helian nimeämiä ja kouluttamia henkilökunnan jäseniä.