Tietosuojaseloste: Taloushallinto
Käsittelyn kohteena olevat henkilötiedot
Rekisteröityjä ovat Haaga-Helian työntekijät, tuntikonsultit, entiset työntekijät, opiskelijat, projektihenkilöt, Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy:n hallituksen jäsenet ja muut henkilöt.
Kunkin edellä mainitun henkilöryhmän osalta käsitellään tarkoituksenmukaisiksi katsottuja seuraavia henkilötietoja (lista ei ole tyhjentävä eikä kaikista rekisteröidyistä ole välttämättä kaikkia listalla olevia tietoja).
Työntekijät, tuntikonsultit ja entiset työntekijät:
- nimi
- osoite
- syntymäaika
- henkilötunnus
- sähköpostiosoite
- kansalaisuus
- palkanmaksuun liittyvät tiedot
- organisaatioyksikkö
- työsuhteen laatu
- työ- tai toimeksiantosuhteen alkamis- ja päättymispäivä
- tehtävänimike
- esimies
- yksikkökustannuspaikka
- kopio työsopimuksesta
- rekisteröidyn poissaoloja koskevat tiedot (kuten lomat, opintovapaa yms.)
Opiskelijat:
- rekisteröidyn henkilön yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, osoite, syntymäaika ja henkilötunnus
Projektihenkilöt:
- rekisteröidyn henkilön yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, ikä, sukupuoli, syntymäaika ja henkilötunnus, sähköpostiosoite
- rekisteröidyn henkilön palkanmaksuun liittyvät tiedot
- rekisteröidyn työsuhdetta koskevat tiedot, tehtävänimike, kopio työsopimuksesta, rekisteröidyn poissaoloja koskevat tiedot (kuten lomat, opintovapaa yms.)
Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy:n hallitus:
- rekisteröidyn henkilön yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, osoite, syntymäaika ja henkilötunnus
- rekisteröidyn henkilön ilmoittamat lähipiirisidonnaisuudet
Muut henkilöt:
- rekisteröidyn henkilön yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, osoite, syntymäaika ja henkilötunnus, sähköpostiosoite
- kieli
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän konsernin taloushallinnon, työnantaja- ja viranomaisvelvoitteiden hoitamiseen, hallinnointiin, ylläpitoon ja kehittämiseen (esim. maksuliikenne, matkavaraukset, kirjanpito, osto- ja myyntireskontra sekä projektihallinta).
Henkilötietojen käsittelyperuste
- Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen (kuten työ- tai muu toimeksiantosopimus) täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
- Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Tällöin rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy, kun rekisteröity on rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvässä suhteessa rekisterinpitäjään, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen
yhteydessä. - Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).
Siltä osin kuin kyse on erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvista henkilötiedoista, tällaisten tietojen käsittelykiellosta poikkeaminen perustuu rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattamiseksi työoikeuden alalla (yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan b alakohta).
Henkilötietojen lähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä kerää taloushallinnon toiminnan yhteydessä syntyviä henkilötietoja.
Henkilötietoja kerätään viranomaisten tietojärjestelmistä saatavien tietojen perusteella sekä muista yleisesti saatavilla olevista lähteistä.
Henkilötietoja kerätään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä sekä muilta kolmansilta osapuolilta, kuten konserniin kuuluvilta yhtiöiltä tai muilta sopimuskumppaneilta.
Henkilötietojen luovutukset kolmansille tahoille
Rekisterin henkilötietoja luovutetaan tarpeen vaatiessa:
- voimassa olevan lainsäädännön velvoittamalla ja sallimalla tavalla esim. opetus- ja kulttuuriministeriölle, Kelalle, työeläkeyhtiölle, verottajalle, vakuutusyhtiöille, rahoitusviranomaisille tai vastaaville tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja
- konsernin muille yhtiöille
- sopimuskumppaneille (esim. perintäyhtiölle) taloushallinnon toimintojen toteuttamiseksi
Rekisterinpitäjä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.
Henkilötietojen siirrot EU-/ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterin tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, eikä käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolelta, ellei se ole tarpeen tiedon käsittelyn teknisen toteuttamisen mahdollistamiseksi (esimerkiksi järjestelmien tekninen ylläpito EU:n/ETA:n ulkopuolelta) tai rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvien kansainvälisten toimintojen hoitamiseksi.
Siirtäessään henkilötietoja rekisterinpitäjä noudattaa EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita koskien henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin tai toteuttaa muut asianmukaiset suojatoimet tai varmistaa, että kolmannessa maassa taataan riittävä tietosuojan taso.
Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista henkilötietoryhmittäin suhteessa henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen. Lisäksi henkilötietoja säilytetään mahdollisen lakisääteisen säilytysajan mukaisesti.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti.
Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Tietokantoihin ja järjestelmiin pääsyyn sekä rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän tai tämän puolesta ja lukuun toimivien alihankkijoiden työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä tietoja. Kullakin rekisteriä käyttävällä käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin.
Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.
Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.