Tietosuojaseloste: Sidosryhmätoiminnot

Käsittelyn kohteena olevat henkilötiedot

Rekisteröityjä ovat alumnit, yrityspartnerit, lahjoittajat, TKI-yhteistyökumppanit, kaupallinen toiminta ja yhteistyökumppanit, ammatillisen opettajakorkeakoulun täydennyskoulutukseen osallistuvat, neuvottelukuntien jäsenet ja Haaga-Helia Fellows -asiantuntijat. Käsittelyn kohteena ovat kunkin henkilötietoryhmän osalta tarkoituksenmukaisiksi katsotut seuraavat henkilötiedot (lista ei ole tyhjentävä eikä kaikista rekisteröidyistä ole välttämättä kaikkia listalla olevia tietoja).

Alumnit:

• Suku- ja etunimi/etunimet
• entinen sukunimi
• henkilötunnus
• syntymäaika
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• asiointikieli
• oid
• kotiosoite
• tutkinto tai tutkinnot
• pätevyydet
• tutkintonimike/-nimikkeet
• valmistumispäivä(t)
• työpaikkatiedot (tehtävänimike, organisaatio / yritys)
• halukkuus osallistua alumnitoimintaan, ryhtyä mentoriksi, päästä esittämään alumnin tervehdys, juontaa tai esiintyä, tarjota osaamista opiskelijoiden startup-yrityksille, jakaa uratarina tai tehdä muuta markkinointiyhteistyötä, päästä asiantuntijaluennoitsijaksi, tarjota osaamista koulutuksen tai Haaga-Helian toiminnan kehittämiseen, kuulla lisää yrityksille suunnatusta partneriyhteistyöstä, liittyä Luova toimisto Krean alumnilistalle, tarjota harjoittelupaikkaa opiskelijalle + harjoittelupaikan ala, sparrata opinnäytetyön tekemisessä ja tarjota opiskelijalle opinnäytetyöaihetta (+ työn aihealue)
• muut mahdolliset lisäopinnot
• muut ideat ja palaute toiminnasta
• alumniviestinnästä kieltäytyminen
• tietojen jakamislupa Haaga-Helian henkilökunnalle
• osaamisalueen tarkentaminen

Yrityspartnerit:

• yrityksen nimi
• Y-tunnus
• yrityksen osoite
• yhteyshenkilöiden nimet, sähköpostiosoitteet, puhelinnumero, titteli
• sähköpostikirjeenvaihto

Lahjoittajat:

• nimi
• henkilötunnus/y-tunnus
• osoite
• sähköposti ja puhelinnumero
• tiedot lahjoituksesta (lahjoituksen summa, päivämäärä ja kohde)
• lahjoittajan ja rekisterinpitäjän välinen viestintä

TKI-yhteistyökumppanit:

• suku- ja etunimi,
• sukupuoli
• syntymäaika
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• henkilötunnus
• työmarkkina-asema
• organisaatiotiedot: nimi, y-tunnus, yhteyshenkilön nimi ja asema, osoite, sähköposti ja
  puhelinnumero
• opiskelutiedot: tutkinto, tutkinnot, opintoala(t), tutkintonimike(eet),
  valmistumispäivä(t)
• työpaikkatiedot: työpaikka ja työnantaja

Kaupallinen toiminta ja yhteistyökumppanit:

• nimi
• yhteystiedot
• syntymäaika
• passin tiedot
• viisumikirjeet

Ammatillinen opettajakorkeakoulu täydennyskoulutus:

• suku- ja etunimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• työmarkkina-asema
• organisaatiotiedot: nimi, y-tunnus, yhteyshenkilön nimi ja asema, osoite, sähköposti ja puhelinnumero

Neuvottelukunnat:

• yksilöinti- ja yhteystiedot:

Haaga-Helia Fellows asiantuntijat

• nimi ja yhteystiedot
• koulutukseen, kokemukseen ja osaamiseen liittyvät tiedot

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käytetään rekisterinpitäjän sidosryhmätoimintojen hoitamiseen, hallinnointiin, ylläpitoon ja kehittämiseen.

Sidosryhmiin kuuluvat alumnit, yrityspartneritoiminta, lahjoittajasuhteet, TKI-yhteistyökumppanit ja kaupalliset yhteistyökumppanit. Sidosryhmätoiminnot kattavat muun muassa työelämä-, hanke-, tutkimus- ja yrityssuhteiden ylläpitämisen ja siihen liittyvän viestinnän, markkinoinnin, tutkimuksen ja tilastoinnin sekä lahjoittajatoiminnan hoitamiseen.

Lisäksi rekisteröityjen yhteystietoja voidaan käyttää tutkimuksiin, kehittämishankkeisiin ja opinnäytetöihin liittyvien kyselyiden ja arvontojen toteuttamiseen sekä Haaga-Helian ja sen kumppaneiden markkinointiviestintään ja tarjottuihin palveluihin liittyvään viestintään.

Rekisterin käyttö perustuu mm. seuraavaan ammattikorkeakoulua koskevaan voimassa olevaan lainsäädäntöön: ammattikorkeakoululaki 2014/932, Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista 2014/1129 ja hallintolaki 2003/434.

Henkilötietojen käsittelyperuste

• Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).
• Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen (kuten työ- tai muu toimeksiantosopimus)
  täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
• Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Tällöin rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy kun rekisteröity on rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvässä suhteessa rekisterinpitäjään, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä.
• Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

Henkilötietojen lähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä kerää sidosryhmätoiminnan yhteydessä syntyviä henkilötietoja.

Henkilötietoja kerätään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä sekä muilta kolmansilta osapuolilta, kuten konserniin kuuluvilta yhtiöiltä tai muilta sopimuskumppaneilta.

Henkilötietojen luovutukset kolmansille tahoille

Haaga-Helia voi rekisterinpitäjänä siirtää henkilötietoja sellaisiin omiin rekistereihinsä, jotka liittyvät läheisesti tämän rekisterin käyttötarkoituksiin.

Rekisterin henkilötietoja luovutetaan rekisterinpitäjän ulkopuolisille tahoille tarpeen vaatiessa:

• voimassa olevan lainsäädännön velvoittamalla ja sallimalla tavalla esim. verottajalle,
  opetus- ja kulttuuriministeriölle, Tilastokeskukselle, rahoitusviranomaisille tai vastaaville tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja
• konsernin muille yhtiöille
• sopimuskumppaneille (esim. projektipartnereille) rekisterin käyttötarkoituksen mukaisten toimintojen toteuttamiseksi. Rekisterinpitäjä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.

Henkilötietojen siirrot EU-/ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, eikä käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolelta, ellei se ole tarpeen tiedon käsittelyn teknisen toteuttamisen mahdollistamiseksi (esimerkiksi järjestelmien tekninen ylläpito EU:n/ETA:n ulkopuolelta) tai
rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvien kansainvälisten toimintojen hoitamiseksi.

Siirtäessään henkilötietoja rekisterinpitäjä noudattaa EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita koskien henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin tai toteuttaa muut asianmukaiset suojatoimet tai varmistaa, että kolmannessa maassa taataan riittävä tietosuojan
taso.

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista henkilötietoryhmittäin suhteessa henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen. Lisäksi henkilötietoja säilytetään mahdollisen lakisääteisen säilytysajan mukaisesti.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Tietokantoihin ja järjestelmiin pääsyyn sekä rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän tai tämän puolesta ja lukuun toimivien alihankkijoiden työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä tietoja. Kullakin rekisteriä käyttävällä käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin.

Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.

Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.