Tietosuojaseloste: Rekrytointi
Käsittelyn kohteena olevat henkilötiedot
Rekisteröityinä ovat työnhakijat, joista käsitellään tapauskohtaisesti tarkoituksenmukaisiksi katsottuja henkilötietoja seuraavasti:
- perustiedot kuten nimi, syntymäaika, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kansalaisuus ja äidinkieli
- Opetus- ja kulttuuriministeriön vaatimat rekrytointitiedonkeruun henkilötiedot: sukupuoli, kansalaisuus, maanosa (kansalaisuudeltaan ei-suomalaiset)
- haettuihin työtehtäviin liittyvät työkokemustiedot
- tutkinto-, opiskelu- ja muut koulutustiedot
- kielitaito ja tietotekninen osaaminen
- tieto siitä, saako työnhakijan tietoja säilyttää muita hakuja varten ja miten kauan (3 / 6 / 12 kk)
- erityisosaamista kuvaavat tiedot, ja mahdolliset suosittelijat
- palkkatoive
- sosiaalisen median tilit
- työnhakijan osana hakumenettelyä antamat muut tiedot, jotka ovat muun muassa tiedot, jotka työnhakija on vapaaehtoisesti voinut antaa rekisterinpitäjän hakulomakkeen liitteenä
jättämässään asiakirjassa (esimerkiksi ansioluettelo, hakukirje, kuva, työhistoriaa kuvaavat tiedot, erilaiset todistukset, työssä suoriutumista koskevat arvioinnit ja luvat)
Lisäksi rekisteriin kerätään myös seuraavat lisätiedot rekrytointiprosessiin liittyen:
- työnhakijan hakeman työtehtävän tunnistetieto ja haettu tehtävä
- työnhakijalle rekrytointiprosessissa nimetty vastuuhenkilö
- työnhakijan rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot (kuten tulossa oleva jatkohaastattelu ja rekrytointiprosessin keskeytyminen)
- Opetus- ja kulttuuriministeriön rekrytointitiedonkeruuseen vaadittavat tiedot kerätään kaikkien hakijoiden tietojen perusteella
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät rekisterinpitäjän rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseen ja hallinnointiin. Tämän mukaisesti henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän palvelukseen hakeneiden työnhakijoiden (työnhakijalla tarkoitetaan tietosuojalainsäädännössä määriteltyä rekisteröityä) henkilö-, haku- ja rekrytointitietojen ylläpitämiseksi, rekisterinpitäjän lakisääteisten työntekijöiden valintaan liittyvien velvoitteiden sekä muiden työntekijöiden rekrytointeihin ja työsuhteen luomiseen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi sekä haku- ja valintamenettelyyn liittyvien yhteydenottojen mahdollistamiseksi.
Henkilötietojen käsittelyperuste
- Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Tällöin rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy kun rekisteröity on hakemassa rekisterinpitäjän palvelukseen, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä.
- Käsittely on tarpeen rekisteröidyn työsopimuksen täytäntöönpanemiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
Henkilötietojen lähteet
Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös yleisesti saatavilla olevista lähteistä sekä muilta kolmansilta osapuolilta, joiden kanssa tai joiden kautta rekisterinpitäjä toteuttaa työntekijöiden haku- ja valintamenettelyn liittyviä velvollisuuksiaan tai muita rekrytointeihin liittyviä toimenpideitä.
Henkilötietojen luovutukset kolmansille tahoille
Henkilötietoja luovutetaan tarpeen vaatiessa voimassa olevan lainsäädännön velvoittamalla ja sallimalla tavalla konsernin muille yhtiöille, tai vastaaville tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus (esim. Opetus- ja kulttuuriministeriö) saada kyseisiä tietoja.
Rekisterinpitäjä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän
puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.
Henkilötietojen siirrot EU-/ETA-alueen ulkopuolelle
ekisterin tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, eikä käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolelta, ellei se ole tarpeen tiedon käsittelyn teknisen toteuttamisen mahdollistamiseksi (esimerkiksi järjestelmien tekninen ylläpito EU:n/ETA:n ulkopuolelta) tai rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvien kansainvälisten toimintojen hoitamiseksi.
Siirtäessään henkilötietoja rekisterinpitäjä noudattaa EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita koskien henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin tai toteuttaa muut asianmukaiset suojatoimet tai varmistaa, että kolmannessa maassa taataan riittävä tietosuojan taso.
Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista henkilötietoryhmittäin suhteessa henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen. Lisäksi henkilötietoja säilytetään mahdollisen lakisääteisen säilytysajan mukaisesti.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti.
Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Tietokantoihin ja järjestelmiin pääsyyn sekä rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän tai tämän puolesta ja lukuun toimivien alihankkijoiden työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä tietoja. Kullakin henkilötietoja käsittelevällä käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin.
Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.
Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.