Tietosuojaseloste: Oppimisen tuki ja hyvinvointipalvelut

Käsittelyn kohteena olevat henkilötiedot

Rekisteröityjä ovat ne opiskelijat, jotka hakeutuvat oppimisen tuen ja hyvinvoinnin yksilöohjauspalveluihin.

Rekisteröidyistä käsiteltävät tiedot:

Ajanvaraus:

• Yksilöinti- ja yhteystiedot: opiskelijan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Taustatiedot: opiskeltava tutkinto, opintojen aloitusajankohta, tutkinnon kieli, muut opiskelutiedot (esimerkiksi opintopistekertymä tai keskiarvo)
• Palvelun käyttöä koskevat tiedot: hakeutumissyy (ei pakollinen), palvelukieli, kampus.

Ohjauskeskustelu:

• Käyntikirjaukset, joihin merkitään ohjauskeskustelujen pääsisältö.

Käyntiyhteenvedot, suositukset ja lausunnot:

• Käyttötarkoituksen mukaisesti (esim. KELA) välttämättömät tiedot.
• Vapaamuotoiset lausunnot opiskelijan pyytäessä
• Suositukset yksilöllisistä järjestelyistä
• Lausunnot rikoslain tai lastensuojelulain velvoittaessa muille viranomaisille

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on oppimisen tuen ja hyvinvoinnin yksilöohjauspalvelujen toteuttaminen. Palvelujen tehtävänä on edesauttaa opintojen sujumista sekä opiskelijan hyvinvointia. Oppimisen tuen ja hyvinvoinnin palveluihin kuuluvat opintopsykologien, opintovalmentajien ja erityisopettajien ajanvarauksella toimivat yksilövastaanottopalvelut. Henkilötietoja käsitellään yksilöohjauspalvelun ajanvarauksen, ohjauskeskustelujen ja opiskelijoille tarvittaessa kirjoitettavien käyntitodistusten, lausuntojen ja suositusten yhteydessä.

Opiskelija varaa ajan ensisijaisesti kolmannen osapuolen ajanvaraus- ja kirjausjärjestelmän kautta. Ajan voi varata myös lähettämällä sähköpostin palveluntarjoajalle (opintopsykologi, opintovalmentaja tai erityisopettaja). Ohjauskeskustelut voivat toteutua kasvokkain, puhelimitse tai videoyhteydellä. Palveluntarjoaja tallentaa käynneistä tehtävät kirjaukset kolmannen osapuolen ajanvaraus- ja kirjausjärjestelmään.

Henkilötietoja käsitellään, jotta oppimisen tuen- ja hyvinvoinnin palvelut voidaan tarjota asianmukaisesti. Henkilötietojen avulla yhdistetään palvelun käyttäjä ja hänestä aiemmin tehdyt käyntikirjaukset.

Palvelun käytöstä kuten kävijämääristä ja taustatiedoista tuotetaan tilastollisia yhteenvetoja ja raportteja palveluiden kehittämiseksi. Tilastollisista yhteenvedoista tai muista raporteista ei voi tunnistaa yksittäisiä opiskelijoita.

Henkilötietojen käsittelyperuste

• Henkilötietojen käsittelyperuste on ensisijaisesti rekisteröidyn suostumus (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).
• Toissijainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Tapauskohtaisesti tällaisena oikeutettuna etuna voi olla työ- tai kampusturvallisuuden varmistaminen.

Henkilötietojen lähteet

Henkilötietojen lähde on ensisijaisesti rekisteröidyn omasta ilmoituksesta tai yhdessä käydystä ohjauskeskustelusta. Ajanvaraus- ja käyntikirjausten tiedot haetaan ajanvaraus- ja kirjausjärjestelmästä, joka luo jokaisesta rekisteröidystä oman asiakaskortin. Toissijaisesti yhteys- ja opiskelutietoja voidaan hakea Peppi-järjestelmästä.

Henkilötietojen luovutukset kolmansille tahoille

Ajanvaraus ja käyntikirjaukset toteutetaan käyttäen kolmannen osapuolen tuottamaa palvelua (Vello). Palveluntarjoajan kanssa on tehty sopimus henkilötietojen käsittelystä.

Henkilötietojen siirrot EU-/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Ajanvaraus- ja käyntikirjaustietoja ja tietoja annetuista käyntitodistuksista säilytetään neljä vuotta, minkä jälkeen ne poistuvat kolmannen osapuolen järjestelmästä automatisoidusti. Erityisopettajan kirjaamien yksilöllisten järjestelyiden suositukset kirjataan opiskelijan pyynnöstä Peppi-järjestelmään, josta se poistetaan opintohallinnon käytänteiden mukaan lakisääteisen ajan puitteissa opiskelijan valmistuttua.

Automaattinen päätöksenteko

Prosessi ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Henkilötietoja säilytetään kolmannen osapuolen ajanvaraus- ja kirjauspalvelussa. Henkilötietojen tarkastelu- ja käsittelyoikeus on vain palveluntarjoajalla. Hyvinvoinnin ja oppimisen tuen tiimistä on nimetty pääkäyttäjä, jolla on tekninen mahdollisuus nähdä kaikkien rekisteröityjen tiedot. Pääkäyttäjällä on oikeus tarkastella muiden palveluntarjoajien keräämiä tietoja vain silloin, kun palvelujen käytöstä kootaan tilastotietoa kaksi kertaa vuodessa. Tilastotietojen koostamisen yhteydessä yksilöidyt henkilötiedot poistetaan niin, että yksittäistä opiskelijaa ei voida tunnistaa.