Tietosuojaseloste: Laatujärjestelmä

Käsittelyn kohteena olevat henkilötiedot

Käsittelytoimien kohteena ovat tarkoituksenmukaisiksi katsotut seuraavat henkilötiedot (lista ei ole tyhjentävä eikä kaikista rekisteröidyistä ole välttämättä kaikkia listalla
olevia tietoja):

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Käyttäjätunnus
• Ikä
• Sukupuoli
• Koulutustausta
• Työtilanne
• Terveydentila (kun henkilö itse kirjaa sen kyselyyn)
• Opintojakso/koulutusohjelma/koulutus/tilaisuus mihin henkilö on osallistunut
• Lukuvuosi ja -kausi, jolloin henkilö on aloittanut koulutuksen
• Henkilöstöön tai opiskelijaan liittyvät maininnat avoimessa palautteessa
• Kyselyihin sisältyvät vastaukset
   

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän laatujärjestelmän hoitamiseen, hallinnointiin, ylläpitoon ja kehittämiseen. Laatujärjestelmä on organisaation tapa toimia ja kehittää ja se kattaa koko rekisterinpitäjän organisaation (esim. koulutustoiminta, TKI-toiminta ja niitä tukevat palvelut).

Henkilötietojen käsittelyperuste

• Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen (kuten työ- tai muu toimeksiantosopimus) täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta)
• Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu tällöin rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy kun rekisteröity on rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvässä suhteessa rekisterinpitäjään, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä.
• Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta)

Siltä osin kuin kyse on erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvista henkilötiedoista ja käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä lain nojalla, erityisten henkilötietojen käsittelykiellosta voidaan poiketa (yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan g alakohta).

Henkilötietojen lähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä kerää laatujärjestelmän toiminnan yhteydessä syntyviä henkilötietoja.

Henkilötietoja kerätään viranomaisten tietojärjestelmistä (esimerkiksi OKM:n Arvo-järjestelmä; AVOP-kysely eli valmistuvien opiskelijoiden palaute) saatavien tietojen perusteella.

Henkilötietoja kerätään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä sekä muilta kolmansilta osapuolilta, kuten konserniin kuuluvilta yhtiöiltä tai muilta sopimuskumppaneilta.

Henkilötietojen luovutukset kolmansille tahoille

Henkilötietoja luovutetaan tarpeen vaatiessa:

• Voimassa olevan lainsäädännön velvoittamalla ja sallimalla tavalla esim. opetus- ja kulttuuriministeriölle, Kansalliselle koulutuksen arviointikeskukselle tai vastaaville tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja
• konsernin muille yhtiöille
• yhteistyötahoille (esim. akkreditointiorganisaatio) laatujärjestelmän toimintojen toteuttamiseksi.

Haaga-Helia hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä sen puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.

Henkilötietojen siirrot EU-/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, eikä käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolelta, ellei se ole tarpeen tiedon käsittelyn teknisen toteuttamisen mahdollistamiseksi (esimerkiksi järjestelmien tekninen ylläpito EU:n/ETA:n ulkopuolelta) tai rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvien kansainvälisten toimintojen hoitamiseksi.

Siirtäessään henkilötietoja rekisterinpitäjä noudattaa EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita koskien henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin tai toteuttaa muut asianmukaiset suojatoimet tai varmistaa, että kolmannessa maassa taataan riittävä tietosuojan taso.

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista henkilötietoryhmittäin suhteessa henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen. Lisäksi henkilötietoja säilytetään mahdollisen lakisääteisen säilytysajan mukaisesti.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Tietokantoihin ja järjestelmiin pääsyyn sekä rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän tai tämän puolesta ja lukuun toimivien alihankkijoiden työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä tietoja. Kullakin rekisteriä käyttävällä käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin.

Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.

Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.