Tietosuojaseloste: Julkaisutietojen tallennuspalvelu
Käsittelyn kohteena olevat henkilötiedot
Henkilöt julkaisujen tekijöinä:
- nimi
- tunniste (hr-numero)
- alayksikkö
- mahdollisesti ORCID ID
- julkaisuun liittyvät tiedot
Justus-palvelun käyttäjät:
JUSTUS-palveluun kirjaudutaan Eduuni-ID-tunnuksella, josta palveluun tallentuvat työntekijän:
- nimi
- tunniste (uid)
- sähköpostiosoite
- organisaation domain
- organisaatiotunnus
- rooli
Lisäksi järjestelmään tallentuu organisaatiokohtainen lokirekisteri käyttäjien suorittamista toimenpiteistä.
JUSTUS-palvelun toimittamisesta sekä palvelun ylläpidosta ja sen käytöstä muodostuu teknisten järjestelmien tuottamaa henkilötietoa esimerkiksi lokitietoina, joiden tarkoituksena on JUSTUS-palvelun teknisen järjestelmän ylläpidon varmistaminen ja mahdollisten virhetilanteiden selvittäminen. Järjestelmätietoja ei luovuteta JUSTUS-palvelusta eteenpäin.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Julkaisutietojen tallennuspalvelun (myöhemmin JUSTUS-palvelu) kautta korkeakoulut ja valtion tutkimuslaitokset voivat ilmoittaa tieteellisten tutkimusjulkaisujensa tietoja opetus- ja kulttuuriministeriön vuosittaiseen julkaisutiedonkeruuseen. Tietoja käytetään korkeakoulujen tutkimuksen rakenteen kehityksen seurannassa ja ohjauksessa sekä yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen perusrahoituksen jakokriteerinä. Julkaisutietojen keräämisen tarkoituksena on myös tuottaa tietopohjaa suomalaisen tutkimusjärjestelmän toiminnasta ja yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta.
JUSTUS-palvelun tiedot julkaistaan ja tietoja voi selailla Tiedejatutkimus.fi-palvelussa. Niiden tarkoituksena on helpottaa Suomessa tuotetun tutkimuksen näkyvyyttä ja löydettävyyttä. Tutkimusjulkaisun tekoon merkittävän panoksen antaneet tulee mainita sen tekijäluettelossa. JUSTUS-palvelun kautta käyttäjä voi myös rinnakkaistallentaa julkaisun korkeakoulun tai tutkimuslaitoksen käyttämään julkaisuarkistoon, mikä edistää julkaisujen avointa saatavuutta. Tutkimusjulkaisun julkaisseella organisaatiolla on oikeus käsitellä, luovuttaa ja julkaista julkaisusta
julkisia tietoja. Organisaatioiden ilmoittamia tietoja käytetään opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) vuosittaiseen julkaisutiedonkeruuseen. Yliopistojen velvollisuus toimittaa OKM:n määräämät koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja muun seurannan ja ohjauksen edellyttämät tiedot sille perustuu yliopistolain 51 §:än. Ammattikorkeakoulujen velvollisuus toimittaa vastaavat tiedot on kirjattu ammattikorkeakoululain 45 §:än.
Henkilötietojen käsittelyperuste
Henkilötietojen käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 1 kohdan e alakohta). Tutkimuslaitosten osalta julkaisutietojen keruu perustuu tutkimuslaitosten tekemään päätökseen osallistua opetus- ja kulttuuriministeriön julkaisutiedonkeruuseen.
Henkilötietojen lähteet
Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään tai tutkimusjulkaisun tallentaneen organisaation tietojärjestelmistä.
Julkaisujen ja niiden tekijöiden tiedot näkyvät tiedejatutkimus.fi-palvelussa https://www.tiedejatutkimus.fi
Henkilötietojen luovutukset kolmansille tahoille
JUSTUS-palvelussa asiakasorganisaatiot päättävät julkaisutietojen luovuttamisesta JUSTUS-palvelusta eteenpäin VIRTA-julkaisutietopalveluun, jonka kautta tiedot siirtyvät osaksi opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) vuosittaista julkaisutiedonkeruuta sekä tiedejatutkimus.fi-palveluun. Organisaatioiden toimeksiantoihin perustuen tietoja voidaan luovuttaa myös muihin järjestelmiin.
VIRTA-julkaistutietopalvelussa rekisterinpitäjän toimii OKM. Tietojen käsittelytoimet on kuvattu erikseen VIRTA-julkaisutietopalvelun wikisivuilla (Tietojen käsittelyn kuvaus VIRTA-julkaisutietopalvelussa).
JUSTUS-palvelusssa julkaisuihin liittyvien henkilötietojen tallennus- ja muokkausoikeudet ovat
myös palveluun liittyneiden organisaatioiden nimeämillä pääkäyttäjillä.
Henkilötietojen käsittelijöitä ovat CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy ja sen alihankkijat.
Henkilötietojen siirrot EU-/ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterin tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, eikä käsitellä EU:n tai
ETA:n ulkopuolelta, ellei se ole tarpeen tiedon käsittelyn teknisen toteuttamisen mahdollistamiseksi (esimerkiksi järjestelmien tekninen ylläpito EU:n/ETA:n ulkopuolelta) tai rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvien kansainvälisten toimintojen hoitamiseksi.
Siirtäessään henkilötietoja rekisterinpitäjä noudattaa EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita koskien henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin tai toteuttaa muut asianmukaiset suojatoimet tai varmistaa, että kolmannessa maassa taataan riittävä tietosuojan taso.
Henkilötietojen säilytysaika
Julkaisuihin liittyviä henkilötietoja säilytetään toistaiseksi. Julkaisutietoja koskevia käsittelylokitietoja säilytetään viisi vuotta käsittelyvuoden päättymisestä, tekijätietoja koskevia käsittelylokitietoja säilytetään kuusi kuukautta käsittelykuukauden päättymisestä.
Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Tietokantoihin ja järjestelmiin pääsyyn sekä rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän tai tämän puolesta ja lukuun toimivien alihankkijoiden työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä tietoja. Kullakin rekisteriä käyttävällä käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin.
Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.
JUSTUS-julkaisutietojen tallennuspalvelussa sekä Tiedejatutkimus.fi-palvelussa henkilötietoja suojataan asianmukaisia teknisin ja hallinnollisin toimin luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä tietoja käsittelevien huolellinen valinta.