Tietosuojaseloste: Henkilöstöhallinto
Käsittelyn kohteena olevat henkilötiedot
Rekisteröityinä ovat Haaga-Helian työntekijät, entiset työntekijät, palkkionsaajat (toimeksiantosopimuksen nojalla) sekä kumppanien yhteyshenkilöt. Näistä henkilöryhmistä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja (lista ei ole tyhjentävä eikä kaikista rekisteröidyistä ole välttämättä kaikkia listalla olevia tietoja):
- yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, ikä, osoite, puhelinnumero, sukupuoli, syntymäaika ja henkilötunnus, sähköpostiosoite, henkilönumero, rekisteröidyn ilmoittaman läheisen tiedot, äidinkieli, kansalaisuus, tutkinto- ja työkokemustiedot, ORCID-tutkijatunniste
- palkan- tai palkkionmaksuun liittyvät tiedot
- käyttäjätunnus ja identiteetin hallinta
- työsuhdetta koskevat tiedot kuten yksikkö, työsuhteen laatu, työ- tai toimeksiantosuhteen alkamis- ja päättymispäivä, tehtävänimike, toimipiste, esihenkilö, yksikkökustannuspaikka, työvälinetiedot, tulos- ja kehityskeskustelut, sivutoimilupa
- työterveyspalvelujen tuottamiseen tarvittavat tiedot, kuten henkilötunnus, nimi ja
toimipiste - poissaoloja koskevat tiedot (kuten lomat, opintovapaa yms.)
- työterveystiedot lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa
- osaamisen kehittämistä koskevat tiedot
- työtodistukset ja liikunta- ja kulttuurietuustiedot
- vaalien toimittamiseen ja äänestämiseen liittyvät tiedot
- muut tiedot kuten toiminnan ohjaus ja seuranta (esim. henkilöstötutkimukset ja laatu)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän henkilöstöhallinnon ja työnantajavelvoitteiden hoitamiseen, hallinnointiin, ylläpitoon ja kehittämiseen.
Tämä tietosuojaseloste sisältää seuraavat rekisterinpitäjän toiminnot:
- henkilöstösuunnittelu- ja raportointi
- rekrytointi ja perehdyttäminen
- henkilöstö- ja työsuhdetietojen elinkaaren hallinta
- palkanlaskenta ja palkkaraportointi sekä palkkioiden hallinta
- suorituksen ja osaamisen johtaminen ja kehittäminen sekä työkykyjohtamisen tuki
- sähköisen identiteetin hallinta, kuten järjestelmäoikeuksien hallinnointi
- toiminnan ohjaus ja seuranta (esim. henkilöstötutkimukset ja laatu)
- vaalien toimittaminen
Rekisteröityjen yhteystietoja voidaan käyttää tutkimuksiin, kehittämishankkeisiin ja opinnäytetöihin liittyvien kyselyiden sekä arvontojen toteuttamiseen liittyvien viestien lähettämiseen.
Henkilötietojen käsittelyperuste
- Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen (kuten työ- tai muu toimeksiantosopimus) täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta)
- Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Rekisterinpitäjän oikeutettu etu voi olla olemassa esimerkiksi, kun rekisteröidyn ja
rekisterinpitäjän välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde, joka syntyy, kun rekisteröity on rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvässä suhteessa rekisterinpitäjään, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä. - Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta)
Jos kyse on erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvista henkilötiedoista, käsittely voi perustua rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattamiseen työoikeuden alalla, siltä osin kuin se sallitaan unionin oikeudessa tai kansallisessa lainsäädännössä tai työehtosopimuksessa (yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan b alakohta).
Henkilötietojen lähteet
Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä kerää työ- tai toimeksiantosuhteen aikana syntyviä henkilötietoja. Henkilötietoja kerätään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä sekä muilta kolmansilta osapuolilta, kuten konserniin kuuluvilta yhtiöiltä tai muilta sopimuskumppaneilta.
Henkilötietojen luovutukset kolmansille tahoille
Rekisterin henkilötietoja luovutetaan tarpeen vaatiessa:
- voimassa olevan lainsäädännön velvoittamalla ja sallimalla tavalla esim. työterveyshuoltoon, opetus- ja kulttuuriministeriölle, Kelalle, työeläkeyhtiölle, verottajalle,
vakuutusyhtiöille tai vastaaville tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja - konsernin muille yhtiöille
- sopimuskumppaneille kuten palveluntarjoajille ja järjestelmätoimittajille (HR-järjestelmä, matkahallinta, henkilöstön hälytysjärjestelmä, työvälineet ja kulunvalvonta, henkilöstötutkimukset)
Henkilötietojen siirrot EU-/ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterin tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, eikä käsitellä EU:n tai
ETA:n ulkopuolelta, ellei se ole tarpeen tiedon käsittelyn teknisen toteuttamisen mahdollistamiseksi (esimerkiksi järjestelmien tekninen ylläpito EU:n/ETA:n ulkopuolelta) tai rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvien kansainvälisten toimintojen hoitamiseksi.
Siirtäessään henkilötietoja rekisterinpitäjä noudattaa EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita koskien henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin tai toteuttaa muut asianmukaiset suojatoimet tai varmistaa, että kolmannessa maassa taataan riittävä tietosuojan taso.
Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on
tarpeellista henkilötietoryhmittäin suhteessa henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen. Lisäksi henkilötietoja säilytetään mahdollisen lakisääteisen säilytysajan mukaisesti.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti.
Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Tietokantoihin ja järjestelmiin pääsyyn sekä rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän tai tämän puolesta ja lukuun toimivien alihankkijoiden työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä tietoja. Kullakin rekisteriä käyttävällä käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin.
Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.
Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.