Tietosuojaseloste: Helpdesk-palvelut ja tukipyynnöt
Käsittelyn kohteena olevat henkilötiedot
Rekisteröityinä ovat Haaga-Helian ICT-palveluille tukipyyntöjä tekevät henkilökuntaan kuuluvat, opiskelijat ja muut henkilöt. Heistä voidaan kerätä ja käsitellä seuraavia tietoja:
- nimi
- käyttäjätunnus
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- työhuone
- nimike
- laitetiedot
- helpdeskin tukipyyntöjä koskeva tiedot
- käsittelijän tiedot
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän helpdesk-palveluiden toteuttamiseen.
Henkilötietojen käsittelyperuste
- Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen (kuten työ- tai muu toimeksiantosopimus) täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
- Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu tällöin rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen
merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy kun rekisteröity käyttää helpdesk-palveluita, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä.
Henkilötietojen lähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään. Tämän lisäksi rekisterin käyttötarkoituksen
yhteydessä voi syntyä rekisteriin merkittäviä henkilötietoja.
Henkilötietojen luovutukset kolmansille tahoille
Rekisterinpitäjä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.
Henkilötietojen siirrot EU-/ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterin tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, eikä käsitellä EU:n tai
ETA:n ulkopuolelta, ellei se ole tarpeen tiedon käsittelyn teknisen toteuttamisen mahdollistamiseksi (esimerkiksi järjestelmien tekninen ylläpito EU:n/ETA:n ulkopuolelta) tai rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvien kansainvälisten toimintojen hoitamiseksi.
Siirtäessään henkilötietoja rekisterinpitäjä noudattaa EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita koskien henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin tai toteuttaa muut asianmukaiset suojatoimet tai varmistaa, että kolmannessa maassa taataan riittävä tietosuojan taso.
Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on
tarpeellista henkilötietoryhmittäin suhteessa henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen. Lisäksi
henkilötietoja säilytetään mahdollisen lakiin, viranomaisehtoihin tai sopimukseen perustuvan
säilytysajan mukaisesti.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten
käytännesääntöjensä mukaisesti.
Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Tietokantoihin ja järjestelmiin pääsyyn sekä rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän tai tämän puolesta ja lukuun toimivien alihankkijoiden työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä tietoja. Kullakin rekisteriä käyttävällä käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin. Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.