Opintohallinnon tietosuojailmoitus

Käsittelyn kohteena olevat henkilötiedot

Hakija

Valtakunnallisen Opintopolun kautta hakeneiden tietosuojaselosteet löytyvät Opintopolusta.

Suoraan korkeakouluun hakeneiden tiedot, joita ei viedä Opintopolkuun, kerätään alla olevan mukaisesti. Näitä hakemuksia ovat muun muassa tilauskoulutuksen kautta tulevat hakemukset.

Yksilöinti- ja yhteystiedot:

• Sukunimi
• Etunimet
• Henkilötunnus
• Syntymäaika
• Sukupuoli
• Kansalaisuus
• Äidinkieli
• Yhteystiedot (puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite)

Opiskelu- ja tutkintotiedot:

• Hakukohde
• Opintopistemäärä
• Opiskeluoikeustieto (voimassa/eronnut)
• Aiempi oppilaitos
• Maa, jossa aiempi koulutus on hankittu
• Opintosuoritusote
• Erotodistus korkeakoulusta
• Työtodistukset
• Kopio henkilöllisyystodistuksesta/oleskeluluvasta
• Tutkintotodistus

Muut tiedot:

• Erityisjärjestelyihin liittyvät tiedot
• Valintakokeet, haastattelumuistiinpanot, ennakkotehtävät
• Poissaoloon liittyvät lakisääteiset dokumentit
• Henkilöllisyyden todentamispalvelussa tarvittavat muut tiedot
• Henkilöllisyystodistuksen tiedot
• Palvelussa tehty videonauhoite ja sillä olevat tiedot

Tietyt avoimen ammattikorkeakoulun kautta tulevat ilmoittautumiset:

• Yksilöinti- ja yhteystiedot
• Sukunimi
• Etunimet
• Henkilötunnus
• Syntymäaika
• Sukupuoli
• Kansalaisuus
• Äidinkieli
• Yhteystiedot (puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite)
• Opiskelu- ja tutkintotiedot
• Työtodistukset (tietyt koulutukset)
• Tutkintotodistus
• Henkilöllisyyden todentamispalvelussa tarvittavat muut tiedot
• Henkilöllisyystodistuksen tiedot
• Palvelussa tehty videonauhoite ja sillä olevat tiedot

Opiskelija

Yksilöinti- ja yhteystiedot:

• Sukunimi
• Etunimet
• Kutsumanimi
• Entinen sukunimi
• Henkilötunnus
• Syntymäaika
• Kansalaisuus
• Sukupuoli
• Äidinkieli
• Asiointikieli
• Koulusivistyskieli
• Opiskelijanumero
• Käyttäjätunnus
• Oppijanumero
• Kotipaikkakunta
• Passin numero (kansainväliset opiskelijat)
• Pankkiyhteystiedot (kansainväliset opiskelijat)
• Puhelinnumero
• Osoite
• Haaga-Helian sähköpostiosoite
• Henkilökohtainen sähköpostiosoite

Lähiomainen, johon otetaan yhteyttä hätätilanteessa:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Sukulaisuus-/muu suhde opiskelijaan

Opiskelu- ja tutkintotiedot:

• Koulutus
• Suuntautuminen koulutuksen sisällä
• Tutkinto
• Koulutusluokitus (tilastointiluokitus)
• Tutkintonimike
• Opetuskieli
• Opiskeluoikeusaika
• Opiskelutyyppi
• Pohjakoulutus
• Koulutusmuoto
• Opetuspiste
• Vaadittu laajuus
• Organisaatioyksikkö
• Rahoitustyyppi
• Toimipiste
• Koulutusala
• Kustannuspaikka
• Mahdollinen lähtöorganisaatio
• Saapumisryhmä
• Muut mahdolliset ryhmät
• Suoritettavat ja saavutetut pätevyydet
• Läsnä- ja poissaolotiedot
• Tieto opintojen päättymisestä, eroamisesta, erottamisesta, valmistumisesta
• Kypsyysnäytteen kieli
• Työharjoittelun tiedot

Opintotiedot:

• Henkilökohtainen opintosuunnitelma, HOPS
• Suunnitellut opinnot
• Suunniteltu opintojen suoritusaikataulu
• Ilmoittautumiset toteutuksille

Kansainvälisen opiskelijavaihdon liikkuvuustiedot:

• Alku- ja loppupäivämäärä
• Liikkuvuusohjelma
• Kohde- ja lähtömaa
• Liikkuvuuden tyyppi
• Aiempi opiskelijavaihto
  • Ajankohta
  • Kohdemaa
  • Liikkuvuusohjelma

Opintosuoritustiedot:

• Suorituksen nimi
• Suorituspäivämäärä
• Arviointipäivämäärä
• Arvioija

Muut tiedot:

• Erityisjärjestelyihin liittyvät tiedot
• Rikosrekisteriote
• Lakisääteinen poissaolo
• Valintatapa, jonka perusteella hakija on tullut hyväksytyksi opintoihin
• Turvakielto
• Maksuvelvollisten tiedot (maksuvelvollisuus, vaadittu summa, maksettu summa ja mahdollisesti apuraha (stipendi))
   

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän opintohallinnon toimintojen järjestämiseen. Lisäksi henkilötietoja käsitellään opintojen järjestämisen ja suorittamisen mahdollistamiseksi sekä opinnoista valmistumisen jälkeisten toimintojen hoitamiseksi. Rekisterin käyttötarkoituksen mukaista tietoa voidaan käyttää myös opetuksen ja oppimisen arviointiin ja kehittämiseen sekä Haaga-Helian toiminnan seurantaan ja kehittämiseen.

Opintohallinnon ja opetuksen järjestämisen rekisterikokonaisuuteen kuuluvat muun muassa:

• Opiskelijatietojen hallinnointi
• Opintosuoritusten hallinnointi
• Oppimisalustat
• Opiskelijavaihdon hallinnointi
• Opinto-ohjauksen hallinnointi

Käyttötarkoituksia ovat myös tilastointi, tieteellinen tutkimustoiminta ja opiskelijoiden käytössä olevien digitaalisten palveluiden käyttöoikeuksien hallinta. Lisäksi rekisteröityjen yhteystietoja voidaan käyttää tutkimuksiin, kehittämishankkeisiin ja opinnäytetöihin liittyvien kyselyiden ja arvontojen toteuttamiseen sekä Haaga-Helian ja sen kumppaneiden markkinointiviestintään ja tarjottuihin palveluihin liittyvään viestintään.

Rekisterin käyttö perustuu mm. seuraavaan ammattikorkeakoulua koskevaan voimassa olevaan lainsäädäntöön: ammattikorkeakoululaki 2014/932, Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista 2014/1129 ja hallintolaki 2003/434.

Henkilötietojen käsittelyperuste

• Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta)
• Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy kun rekisteröity on hakijan tai opiskelijan asemassa suhteessa rekisterinpitäjään, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä.
• Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).
• Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevasta tehtävän hoitamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta).

Henkilötietojen lähteet

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä kerää rekisterinpitäjän oman toiminnan yhteydessä syntyviä rekisterin käyttötarkoitukseen liittyviä henkilötietoja.

Rekisterin tietoja kerätään viranomaisten tietojärjestelmistä saatavien tietojen perusteella sekä sovellettavan lainsäädännön rajoissa muista yleisesti saatavilla olevista lähteistä.

Henkilötietojen luovutukset kolmansille tahoille

Haaga-Helia voi rekisterinpitäjänä siirtää henkilötietoja sellaisiin omiin rekistereihinsä, jotka liittyvät läheisesti tämän rekisterin käyttötarkoituksiin. Tällaisia rekistereitä ovat esimerkiksi Haaga-Helian kirjastopalveluita ja sidosryhmiä (alumnit ym.) koskevat rekisterit. Haaga-Helian toiminnan seurannan ja kehittämisen tarkoituksessa opintohallinnon tietojärjestelmän tietoja voidaan myös yhdistää muista Haaga-Helian opetustoiminnassa käytettävistä tietojärjestelmistä, kuten verkko-oppimisympäristöistä tai opintopalautejärjestelmästä, saataviin tietoihin.

Rekisterin henkilötietoja luovutetaan rekisterinpitäjän ulkopuolelle:

• Muille konsernin yhtiöille, viranomaisille tai vastaaville tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja tarpeen vaatiessa voimassa olevan lainsäädännön velvoittamalla ja sallimalla tavalla. Tällaisia tahoja ovat esimerkiksi Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) raportointipalvelut ja Opetushallituksen (OPH) Koski opinto- ja tutkintotietojen luvotuspalvelut.
• Rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille, joiden kanssa rekisterinpitäjällä on sopimussuhde tai muille vastaaville tahoille, joilla on rekisterinpitäjän toimintaan liittyvä asiallinen yhteys kuten Haaga-Helian opiskelijakunta Helga, opiskelija-asuntosäätiöt, yhteistyökorkeakoulut ulkomailla, yhteistyökorkeakoulut kotimaassa (ristiinopiskelupalvelu, opiskelijan erikseen opinnolle ilmoittautumisen yhteydessäantamalla suostumuksella), siirto-opiskelijan valintatieto lähtökorkeakouluun opiskeluoikeuden päättämistä varten opiskelupaikan vastaanottovaiheessa saadulla suostumuksella, koulutusta ostava tilaaja.
• Rekisterinpitäjä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.

Henkilötietojen siirrot EU-/ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, eikä käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolelta, ellei se ole tarpeen tiedon käsittelyn teknisen toteuttamisen mahdollistamiseksi (esimerkiksi järjestelmien tekninen ylläpito EU:n/ETA:n ulkopuolelta) tai rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvien kansainvälisten toimintojen ja partneriyhteistyön hoitamiseksi.

Siirtäessään henkilötietoja rekisterinpitäjä noudattaa EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita koskien henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin tai toteuttaa muut asianmukaiset suojatoimet tai varmistaa, että kolmannessa maassa taataan riittävä tietosuojan taso.

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista henkilötietoryhmittäin suhteessa henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen. Lisäksi henkilötietoja säilytetään mahdollisen lakisääteisen säilytysajan mukaisesti.

Opiskelija- ja opiskelutiedot, opintosuoritustiedot, tutkintotodistukset, todistukset (opettajakorkeakoulu) ja opinnäytetyön lausunnot säilytetään pysyvästi. Muut asiakirjat maksimissaan 10 vuotta.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti.