Tietojen jakaminen

Tietojen jakaminen: kaikki auki maailmalle vai käsitelläänkö luottamuksellisena? 

Kun aineistoa jaetaan yhteisissä työtiloissa, kuten Teamsissa, kannattaa pysähtyä hetkeksi miettimään millaista tietoa on jakamassa ja onko tieto tarkoitettu julkiseksi vai vain rajatun joukon käyttöön. Kun asiakirja jaetaan Teamsissa, on syytä tarkastaa ketkä perivät oikeudet siihen. Teams-tiimin nimen perässä olevaa kolmea pistettä klikkaamalla ja valitsemalla Manage team näkee miten tiimin ja sen kanavien oikeudet on määritetty. 

Vaikka Teams-tiimi ei olisikaan kaikille näkyvissä, voi siellä olevaan aineistoon olla pääsy Haaga-Helian ulkopuolisillakin vierailla. Oikeudet tiimiin periytyvät sen vakiokanaviin. Jos Teamsissa käsitellään aineistoa, jonka käyttöoikeudet tulisi rajata vain osalle tiimin jäsenistä, voi tätä varten perustaa yksityisen kanavan. Käyttöoikeudet rajataan valitsemalla kanavan tyypiksi Private ja valitsemalla sitten kanavan jäsenet. Yksityinen kanava tunnistetaan lukkosymbolista kanavan nimen yhteydessä. 

Katso kuva 1.

Katso kuva 2.

Dokumentteja voi käsitellä myös muuten kuin Teams-käyttöliittymällä. Yksi tapa käsitellä ja jakaa tiedostoja on antaa linkki materiaaliin. Tähän tapaan suosittelemme kuitenkin suhtautumaan varauksella, koska linkin kautta kuka tahansa voi saada oikeuden aineistoon vieraana ilman hänelle annettuja oikeuksia. 

Turvallista toimintaa tukemaan olemme tehneet ohjeet Teams-kanavilla olevien dokumenttien jakamiseen. Ohjeet ovat pysyvästi tarjolla Intrassa. 

Omien tietojen näkyminen Delvessä 

Microsoft Delve kerää yhteen ja näyttää tietoja, jotka on jaettu sinun ja lähimpien kollegoidesi kanssa. Delven kautta on mahdollista nähdä mitä jaettuja asiakirjoja kukin on käsitellyt. Jos Delve näyttää liikaa, oikeuksia on jaettu tarpeettomasti. 

Intrassa on ohje, miten rajoittaa tietojen näkymistä Delven kautta. Tämä ei poista vahingossa annettuja oikeuksia, jotka omistajan tulisi korjata.