Tietosuojaseloste: Sähköinen tenttijärjestelmä
Käsittelyn kohteena olevat henkilötiedot
Sähköisen tentin toteuttamisen yhteydessä käsitellään opiskelijoiden ja tentaattorien henkilötietoja seuraavasti:
Henkilön perustiedot
- sukunimi ja etunimi
- sähköpostiosoite
- käyttäjätunnus
- opiskelijanumero tai henkilönumero
Opiskelijan tenttimiseen liittyvät tiedot
- tiedot kurssista ja tentistä
- varaustiedot (aika, päivämäärä, paikka, käytettävä päätelaite, peruutus tai tieto saapumatta jättämisestä)
- tenttivastaukset (säilytettävä vähintään 6 kuukautta tentin suorittamisesta)
- arviointitiedot ja arvosanat
- sähköpostiviesti varausvahvistuksesta/peruutuksesta
- sähköposti tentin arvioinnista
- videokuva- ja äänitallenne tenttitilanteesta
Tenttivierailijoiden osalta Haaga-Helian tietojärjestelmään tallennetaan ainoastaan tenttitilanteen tekniseen valvontaan liittyvät tiedot.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Haaga-Helian sähköiseen Exam-tenttimiseen kohdennetussa tilassa suoritettavien tenttien suunnittelu, varaaminen, suorittaminen, valvonta ja arviointi.
Sähköisen tenttimisen tilassa suoritettavien tenttien videotallenteen kuva- ja äänitallennetta käytetään opiskelijoiden tenttisuoritusten valvontaan. Henkilötietojen tallentaminen on välttämätöntä, jotta on mahdollista tarkistaa, onko opiskelija käynyt suorittamassa tentin henkilökohtaisesti sekä onko tenttiä suoritettaessa toimittu ohjeiden mukaisesti.
Videokuva- ja äänitallenteet voidaan aikaleimojen perusteella yhdistää Exam-tenttivaraustietoihin.
Haaga-Helian Exam-tenttejä voivat suorittaa Haaga-Helian opiskelijat sekä yhteistyökorkeakoulujen opiskelijat.
Henkilötietojen käsittelyperuste
Tentin järjestämisen osalta henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjää koskevan lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta). Velvoite perustuu ammattikorkeakoululain (932/2014) mukaiseen ammattikorkeakoulun perustehtävään.
Tenttitilanteen teknisen valvonnan osalta oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Oikeutettuna etuna on sen varmistaminen, että tenttitilassa oleva opiskelija toimii Haaga-Helian Exam-käyttösääntöjen mukaisesti.
Henkilötietojen lähteet
Henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään.
Henkilötietojen luovutukset kolmansille tahoille
Jos tenttivierailijaa epäillään tenttivilpistä, pääsy valvontatallenteeseen annetaan tenttivierailijan kotikorkeakoulun Exam-tenttivierailuyhteyshenkilölle.
Sähköisen tentin järjestämisessä käytetään ulkoisen toimittajan palvelua. Palvelun toimittamisen yhteydessä toimittaja voi saada pääsyn järjestelmän sisältämiin henkilötietoihin, jolloin se käsittelee niitä henkilötietojen käsittelijän roolissa sopimuksen perusteella.
Henkilötietojen säilytysaika
Varsinaiseen tenttiin liittyviä henkilötietoja säilytetään 2 vuoden ajan tentin arvioinnin päättymisestä.
Valvontatallenteita säilytetään 6 kuukautta.