Haaga-Helian tapahtumatuotannon opiskelijat pääsivät vihdoin tositoimiin, kun PRO2021-gaala järjestettiin livenä Finlandia-talolla

#Yhdessäturvallisesti

Vuosittain järjestettävä PRO2021-gaala pidettiin tällä kertaa Finlandia-talossa. Tilanne oli historiallinen, sillä sisälle pääsy edellytti suostumusta koronapikatestiin ja negatiivista testitulosta. Tämä 600 hengen tapahtuma onnistuttiin järjestämään terveysturvallisesti koronakuplassa, kun kaikki taloon saapuvat testattiin aina pääesiintyjästä työntekijöihin. PRO2021-gaala on oiva esimerkki siitä, miten terveysturvallisia live-tapahtumia voidaan järjestää.

Haaga-Helian opiskelija Elina Martiskainen oli yksi PRO2021-gaalassa työskennelleistä opiskelijoista. Hän kertoo, että koronatestituloksen valmistumista odotellessa tunnelma oli jännittynyt. Luvassa olisi jotain ainutlaatuista.

Koronapikatesti valmistuu 15 minuutissa. Jos tulos oli negatiivinen, portit puhtaalle puolelle aukesivat ja maskin sai heittää pois, sillä siellä sitä ei tarvinnut.

– Olo oli epätodellinen, sillä maskeista on tullut osa normaalia elämää, Martiskainen kuvailee. Gaalan tunnelma oli Martiskaisen sanoin välitön. Niin vieraat kuin henkilökuntakin tuntuivat nauttivan, kun yhden illan ajaksi sai unohtaa turvavälit ja olla ihmisten ympäröimänä.

PRO2021-gaala oli monelle tapahtumatuotannon opiskelijalle puoleentoista vuoteen ensimmäinen tilaisuus työskennellä live-tapahtumassa – joillekin se oli ensimmäinen tilaisuus ikinä. Näin oli myös Martiskaiselle, joka on aloittanut opintonsa keskellä pandemiaa vuonna 2020. Kaikki tähänastiset tapahtumat, joissa hän on ollut mukana, ovat olleet online-tapahtumia tai sellaisia, joiden järjestämisessä on täytynyt ottaa huomioon vallitsevia rajoituksia ja suosituksia.

Korona-aikana tapahtumaa järjestäessä täytyy olla erityisen tarkka. Terveysturvallisuuden takaamiseksi suunnitelman täytyy olla pitävä ja kaiken tulee toimia oikein.

– Oli hienoa päästä näkemään, miten näinkin suuri gaala oli mahdollista järjestää vallitsevissa olosuhteissa. Tämä antoi myös uutta intoa opintoihin, sillä pääsimme vähän lähemmäksi sitä normaalia ja tekemään sitä, mitä kohti olemme opinnoissa tähtäämässä, Martiskainen toteaa.

Tapahtumatuotannon tulevaisuudelta Martiskainen odottaa erityisesti sitä aikaa, jolloin tapahtumissa saadaan taas tuoda ihmisiä yhteen kasvotusten. Hän haluaa päästä luomaan unohtumattomia elämyksiä sekä kehittämään uudenlaisia konsepteja alalle. Martiskainen arveleekin, että tapahtumateollisuus tulee muuttumaan tulevina vuosina, mutta nähtäväksi jää, miten ja mihin suuntaan.

– Koen, että nyt on täydellinen ajankohta opiskella ja päästä näkemään miten alan uusia käytäntöjä kehitetään ja pohtimaan uudenlaisia ratkaisuja tapahtumateollisuuteen.

Paljon hyvää palautetta opiskelijoista

PRO2021-gaalassa työskentelevistä opiskelijoista oli vastuussa Omnipress oy:n tapahtumakoordinaattori ja Ewent oy:n partneri Jonina Korander. Hän on tehnyt Haaga-Helian kanssa yhteistyötä jo useamman vuoden, ja jälleen yhteistyö Haaga-Helian kanssa sujui hänen mukaansa loistokkaasti.

– Opiskelijoiden kanssa työskentelystä jää aina hyvä fiilis. Otan heidät mielelläni töihin aina uudestaan.

Opiskelijoiden päätehtävänä oli ottaa vieraat reippaasti ja avoimesti vastaan tapahtuman alussa ja opastaa heidät omille istumapaikoilleen. Heidän vastuullaan oli myös tehdä vieraiden olo mukavaksi, ja auttaa koko tapahtuman läpi yleisesti kaikessa, missä apua voi tarvita.

Ennen tapahtumaa Koranderilla on tapana pitää opiskelijoille infotilaisuus ja työpajoja, joissa hän valmistaa opiskelijoita tulevaan. Hän opettaa heille American hosting -tyyliä, joka on roimasti sosiaalisempaa ja menevämpää kuin suomalainen hillitty asiakaspalvelu. American hostingissa asiakkaat kohdataan reippaalla, avoimella ja seurallisella tavalla. Heidät otetaan vastaan leveässä hymyssä ja heidän olonsa tehdään mukavaksi lämpimän ulospäinsuuntautuneella asiakaspalveluhengellä.

– Sekä paikan päällä että jälkeenpäin saimme paljon hyvää palautetta opiskelijoista. Vieraat olivat iloisia siitä, että ympärillä oli paljon hymyileviä kasvoja ja aina joku auttamassa tarpeen tullen.

Koranderkin kehuu opiskelijoita vuolaasti. Hän pitää arvossa sitä, että opiskelijat otetaan mukaan tapahtumien järjestämiseen. Niin opiskelijat kerryttävät arvokasta työkokemusta, saavat jalan tapahtuma-alan oven väliin ja kartuttavat verkostoaan, mikä parhaassa tapauksessa poikii seuraavankin työtilaisuuden.

– Opiskelijoiltakin on tullut tosi paljon kiitoksia ja kommenttia, että he ovat oppineet tästä paljon, Korander sanoo.