Kuvaus asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019, myöh. tiedonhallintalaki) mukainen tiedonhallintayksikkö. Tiedonhallintalain 28 § edellyttää, että tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on edesauttaa tietopyyntöjen tekemistä Haaga-Helian ammattikorkeakoululle viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, myöh. julkisuuslaki) 13 § mukaisesti sekä antaa yleiskuva siitä, miten Haaga-Helia ammattikorkeakoulun asiarekisteri ja tietovarannot ovat jäsentyneet.
Haaga-Helia ammattikorkeakoulun asiarekisteri
Haaga-Helia ammattikorkeakoulun asiarekisteri on looginen kokonaisuus vireille pannuista asioista, niiden käsittelyvaiheista, sekä niihin liittyvistä asiakirjoista tai muista tiedoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Haaga-Helia ammattikorkeakoulun asianhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin, sekä paperiaineistoon.
Tietopalvelu ja tietopyynnön tekeminen
Julkisuuslain mukaisesti jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Pääosin Haaga-Helia ammattikorkeakoulun asiakirjat ovat julkisia. Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää julkisuuslain, ammattikorkeakoululain (932/2014), yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) tai muun lain perusteella salassa pidettävää tietoa. Salassa pidettäviä tietoja ei voida antaa, ellei siihen ole erikseen laissa säädettyä perustetta. Asianosaisella on yleensä oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista, jos tieto voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.
Haaga-Helia ammattikorkeakoululle osoitetut tietopyynnöt voi toimittaa joko sähköisesti osoitteeseen kirjaamo@haaga-helia.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Oy, Ratapihantie 13, 00520 Helsinki. Kirjaamo vastaanottaa tietopyynnön ja toimittaa sen käsittelyyn oikealle taholle. Tietopyyntö tulee yksilöidä riittävästi, jotta voimme selvittää mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Tarvittaessa autamme yksilöimään asiakirjan, josta tieto tarvitaan. Tietoaineistojen antamisesta päättää Haaga-Helia ammattikorkeakoulu.
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön vastaanottamisesta. Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai jos muu niihin rinnastettava syy aiheuttaa sen, että asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, asian ratkaisu ja tieto julkisesta asiakirjasta annetaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön vastaanottamisesta.
Henkilötietojen käsittelystä sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 mukaisesta rekisteröidyn oikeuksia koskevien pyyntöjen käsittelystä Haaga-Helia ammattikorkeakoulussa saa lisätietoja organisaation verkkosivuilta.
Haaga-Helia ammattikorkeakoulun tietovarannot
Tietovarannolla tarkoitetaan Haaga-Helian ammattikorkeakoululle kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää loogista kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Haaga-Helia ammattikorkeakoulun tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Asiarekisteriin ja tiedonhallintaan sisältyviä tietoaineistoja kuvataan jäljempänä tietovarantokohtaisesti.
