Olet täällä

Rekisteriseloste

Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispvm: 01.01.2007,
Päivitetty 10.02.2014

1. Rekisterinpitäjä

Nimi
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu.
Kirjasto- ja tietopalvelut

Yhteystiedot
Ratapihantie 13
00520 HELSINKI
Puh. 040 488 7482

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Nimi
Eeva Klinga-Hyöty

Yhteystiedot
Ratapihantie 13
00520 HELSINKI
Puh. 040 488 7501

3. Rekisterin nimi Haaga-Helia ammattikorkeakoulun kirjaston asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kirjasto käyttää rekisteriä lainauksen ja lainausoikeuden valvontaan sekä tilastointiin

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus perustuu Henkilötietolain 8 §:n mukaisiin käsittelyn yleisiin edellytyksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää asiakkaan henkilötiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sosiaaliturvatunnus, asiakassuhteen alkamispäivä, kirjastokortin numero, asiakas- ja tilastointiryhmä. Rekisteri sisältää tiedot asiakkaan voimassaolevista lainoista, varauksista ja maksuista sekä palauttamattomaan aineistoon liittyvistä maksuista ja toimenpiteistä. Lainan palautuksen yhteydessä lainaajakohtainen lainaustieto poistuu rekisteristä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakas täyttää ilmoittautumislomakkeen, jonka hän allekirjoittaa. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta. Muutosten ilmoittaminen on asiakkaan vastuulla. Kirjastohenkilöstö voi tarkistaa osoitetiedot oppilashallintojärjestelmästä sekä julkisista osoiterekistereistä.

Tietoja siirretään kirjaston asiakasrekisteriin Haaga-Helia ammattikorkeakoulun opiskelijarekisteristä niiden uusien opiskelijoiden osalta, jotka ovat antaneet luvan henkilö- ja osoitetietojensa luovuttamiseen Haaga-Helia ammattikorkeakoulun kirjastolle.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Asiakkaan myöhästymis- ja kirjankorvausmaksutiedot voidaan siirtää tarvittaessa Lindorff Oy:lle laskutusta varten. Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)

Kirjalliset ilmoittautumislomakkeet säilytetään kansioissa kirjastossa lukkojen takana. Tiedot ovat salassa pidettäviä, niitä koskee vaitiolovelvollisuus.

B. ATK:lle talletetut tiedot

Tiedot sijaitsevat palvelimella CSC:llä, tietoihin pääsevät käsiksi vain salasanan omaavat, nimetyt henkilöt. Tietojen teknisessä suojauksessa käytetään standardeja menetelmiä. Tiedot ovat salassa pidettäviä, niitä koskee vaitiolovelvollisuus.

9. Tarkastus Asiakasrekisteriin kirjatulla on oikeus tarkistaa henkilökohtaisen pyynnön perusteella rekisterissä olevien itseään koskevien tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön joko henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kirjaston henkilökunnalle. Tarkastusoikeus voidaan toteuttaa heti, kun pyytäjän henkilöllisyys on varmistettu. Rekisteriin ei
sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.
10. Rekisteritietojen korjaaminen Asiakastiedot korjataan viipymättä asiakkaan ilmoituksen mukaisesti ajantasaisiksi. Tiedon korjaamisesta huolehtii kirjaston henkilökunta.
11. Tietojen poistaminen rekisteristä Vanhentuneita asiakastietoja poistetaan rekisteristä vuosittain. Asiakastiedot säilyvät rekisterissä noin 5 vuotta viimeisestä lainaustapahtumasta.