Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispvm: 01.01.2007
Päivitetty: 29.04.2011

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu. Kirjasto- ja tietopalvelut
Yhteystiedot: Ratapihantie 13, 00520 HELSINKI
Puh. 040-488 7482

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö   

Nimi: Eeva Klinga-Hyöty
Yhteystiedot: Ratapihantie 13, 00520 HELSINKI
Puh. 040-488 7501

3. Rekisterin nimi   

HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun kirjaston asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kirjasto käyttää rekisteriä lainauksen ja lainausoikeuden valvontaan sekä tilastointiin
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus perustuu Henkilötietolain 8 §:n mukaisiin käsittelyn yleisiin edellytyksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää asiakkaan henkilötiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sosiaaliturvatunnus, asiakassuhteen alkamis- ja päättymispäivä, kirjastokortin numero, asiakas- ja tilastointiryhmä. Rekisteri sisältää tiedot asiakkaan voimassaolevista lainoista, varauksista ja maksuista sekä palauttamattomaan aineistoon liittyvistä maksuista ja toimenpiteistä. Lainan palautuksen yhteydessä lainaajakohtainen lainaustieto poistuu rekisteristä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet 

Asiakas täyttää ilmoittautumislomakkeen, jonka hän allekirjoittaa. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta. Muutosten ilmoittaminen on asiakkaan vastuulla. Kirjastohenkilöstö voi tarkistaa osoitetiedot oppilashallintojärjestelmästä sekä julkisista osoiterekistereistä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Asiakkaan myöhästymis- ja kirjankorvausmaksutiedot voidaan siirtää tarvittaessa laskutusta varten HAAGA-HELIAn käyttämälle perintätoimistolle. Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet   

A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)

Kirjalliset ilmoittautumislomakkeet säilytetään kansioissa kirjastossa lukkojen takana. Tiedot ovat salassa pidettäviä, niitä koskee vaitiolovelvollisuus.

B. ATK:lle talletetut tiedot

Tiedot sijaitsevat palvelimella CSC:llä, tietoihin pääsevät käsiksi vain salasanan omaavat, nimetyt henkilöt. Tietojen teknisessä suojauksessa käytetään standardeja menetelmiä. Tiedot ovat salassa pidettäviä, niitä koskee vaitiolovelvollisuus.

9. Tarkastus

Asiakasrekisteriin kirjatulla on oikeus tarkistaa henkilökohtaisen pyynnön perusteella rekisterissä olevien itseään koskevien tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön joko henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kirjaston henkilökunnalle. Tarkastusoikeus voidaan toteuttaa heti, kun pyytäjän henkilöllisyys on varmistettu. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

10. Rekisteritietojen korjaaminen

Asiakastiedot korjataan viipymättä asiakkaan ilmoituksen mukaisesti ajantasaisiksi. Tiedon korjaamisesta huolehtii kirjaston henkilökunta. Asiakkaan henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa opiskelija-hallintajärjestelmästä sekä julkisista osoiterekistereistä. Kirjastohenkilökunta korjaa välittömästi itse huomaamansa virheet.