Olet täällä

Haaga-Helia ammattikorkeakoulun Peppi-järjestelmäkokonaisuuden käyttöönottoprojekti

Haaga-Helia ammattikorkeakoulun Peppi-järjestelmäkokonaisuuden käyttöönottoprojekti

Tarjouspyyntödokumentit saatavilla Hilmasta.

Tarjouspyynnön johdosta esitetyt kysymykset:

Kysymys 1:  Pitääkö tarjoukseen sisällyttää kaikkien liitteessä 6 lueteltujen järjestelmien integroinnin tekeminen?

Vastaus 1: Koska kaikkien tarvittavien integraatioiden laajuus ja muoto ei vielä ole selvillä, niitä ei ole voinut tarjouspyyntöön tarkasti kuvata, mutta ajatuksena on, että näistä sovitaan erikseen projektin vaiheistuksen yhteydessä. Osa integraatioista voi olla jopa manuaalisia ja osa saattaa olla toteutettavissa Haaga-Helian asiantuntijoiden omin voimin, jolloin Toimittajan apua ei tarvita lainkaan.

Ajatuksena on myös, että jos Peppi järjestelmäkokonaisuus pitää integroida toiseen järjestelmään, niin tämän toisen järjestelmän toimittaja tai Haaga-Helia hoitavat viennit/tuonnit tämän järjestelmän osalta ja Toimittaja keskittyy Peppi järjestelmäkokonaisuuden vastaaviin vienteihin/tuonteihin.

Viittaan myös esimerkiksi tarjouspyynnön kohtiin:
Integraatiot, konversiot ja migraatiot

Projektin aikana toteutettavat integraatiot, konversiot ja migraatiot määritellään tarkemmin projektin käynnistyttyä ja ne toteutetaan erillisinä toteutusvaiheina. Taustatiedoksi liitteessä X mainitut Haaga-Helian järjestelmät.

Migrointi ja tiedonsiirrot (esim. Kohdat 5 ja 6)

5. Migraatiosuunnitelma ja migraatiotyökalujen valmistelu (Pepin osalta Toimittaja, muuten HH ja järjestelmän toimittaja)
a) uudet, jatkavat ja poistuvat järjestelmät
b) tietojensiirtotarve ja muoto
c) tavoitteet millä ehdoilla poistettavissa

6. Migraation sisältö ja rajaukset (Pepin osalta Toimittaja, muuten HH ja järjestelmän toimittaja)
a) Siirrettävän tiedon määrittely ja lähdejärjestelmien tunnistaminen
b) Ajalliset ja sisällölliset rajaukset huomioiden esim. valmistuneiden opiskelijoiden tietojen arkistointi ja todistukset

Kysymys 2:  Onko korvattavasta Otso-järjestelmästä olemassa tietokantakuvausta tai jo valmista tapaa siirtää tietoja jossakin muodossa? Onko asiakkaalla asiantuntemusta migroitavasta tiedosta tietokantatasolla?

Vastaus 2: Tietokantakuvausta (MS SQL Server) ei ole nyt saatavilla, mutta Otson toimittaja (Multibase Oy) avustaa migraatiossa tarvittaessa. Otsolla tehdään opettajan työsuunnitelmat. Tässä vaiheessa on vielä epäselvää, pitääkö vanhoja suunnitelmia ylipäätään siirtää.

Kysymys 3: Liitteessä 2 todetaan, että “Peppi-järjestelmäkokonaisuuden ohjelmistoista tulee olla koulutusympäristökäytössä viimeisimmät versiot, jotka ovat pääkäyttäjäkoulutukset Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Oy käynnistettäessä ohjelmistotoimittajalla valmiina”. Tässä tarkoitettaneen versiota, jonka Peppi-konsortio on vastaanottanut ja hyväksynyt jakeluun?

Vastaus 3: Juuri näin.

Kysymys 4:  Liitteessä 2 todetaan, että “Tarvittavat asiakaskohtaiset muutokset Peppiin, Perusrekisteriin ja Pakkiin sekä tarvittaviin lisäosiin, huomioiden muihin järjestelmiin tarvittavat rajapinnat niiden osalta.” Vastaako tavoitettanne, jos tarjouksessa varataan toimittajan arvion perusteella työmäärää kehitys- ja muutostöihin sekä lisäksi tarjotaan lisätyömäärä optiona? Voitteko tässä vaiheessa arvioida tarvittavan varauman kokoluokkaa?

Vastaus 4: Tarvittavat asiakaskohtaiset muutostöitä ei ole lankaan selvillä, joten niitä on tässä vaiheessa todella vaikeaa arvioida. Siksi kilpailutusta on yksinkertaistettu siten, ettei toimittajankaan tarvitse kovin tarkasti laskea tarjousvaiheessa kunkin vaiheen laajuutta.

Tarjouspyynnön hinnoitteluliitteessä 1A on ”valmis” työpäiväjaottelu eri asiantuntijatyötyypeille. Vertailulaskenta tehdään sitten yksinkertaisuuden vuoksi tämän jaottelun mukaan.

Työmäärän laajuuksista sovitaan vaihekohtaisesti projektin edetessä. Vaiheet vastaavat tässä siis oikeastaan ketterän projektin sprinttejä. Optioiden osalta voisi todeta, että jos nyt jokin työ ei sisälly tarjouspyynnössä kuvattuun vaiheistukseen, niin sitä varten voidaan sitten perustaa oma vaihe tai sisällyttää työ johonkin muuhun vaiheeseen ja sopia sen vaatimasta työmäärästä vaiheistukseen liittyvän sopimisprosessin mukaisesti.

Kysymys 5:  Liitteessä 2 todetaan, että pääkäyttäjäpalvelut sisältyvät tarjoukseen. Mitä pääkäyttäjäpalveluun sisällytetään?

Vastaus 5: Varmaankin kyse tästä kohdasta:

• Käyttöönottoprojektin aikainen tekninen tuki ja ylläpito; käyttöpalvelu, sovellusylläpito sekä pääkäyttäjäpalvelu Peppi-järjestelmäkokonaisuuden ympäristöjen osalta (sisältäen testi-, koulutus- ja tuotantoympäristön).

Tässä viitataan ehkä enemmän pääkäyttäjyyteen teknisen ympäristön osalta. Pääkäyttäjyyden osalta yleensä ajatuksena on, että varsinainen sovellustasoinen pääkäyttäjyys otetaan Haaga-Helian henkilöstön haltuun mahdollisimman pian. Järjestelmän teknisen ympäristön osalta on todennäköistä, että käyttöönoton jälkeinen ylläpito ainakin jollain tasolla hankitaan Haaga-Helian ulkopuolelta. Projektin ajan järjestelmäkokonaisuuden teknisen ympäristön ylläpito olisi Toimittajalla.

Kysymys 6: Koulutusten tavoitteena on varmistaa osaamisen siirtyminen asiakkaan pääkäyttäjille. Asiakkaalle jääviä sähköisesti muokattavia koulutusmateriaaleja ovat käyttöönoton aikana kertyvät dokumentit mm. Koulutuksen kokonaisprosessikuvaus ja käyttäjäroolien oikeuksien määritykset, Metropolian wiki-työtilassa olevat konsortion päivittämät Peppi -järjestelmäkokonaisuuden ohjeet sekä videoidut koulutukset ja pikavideot Pepistä. Yhdessä asiakkaan kanssa voidaan suunnitella organisaatiokohtaisia toimintatapaohjeita. Vastaako tämä vaatimuksianne?

Vastaus 6: Kyllä vastaa.